Programación de la jornada
Actuar habitualmente en modo “piloto automático” te lleva a consumir el tiempo de que dispones sin ser muy consciente del uso que haces de él. Te es difícil escapar de todo lo trivial que, cuando menos lo esperas, se introduce en tu jornada. Pasas entonces a prestar más atención a las tareas superficiales y abandonas las que te exigen más concentración.
Es bueno que adoptes el hábito de preguntarte a lo largo del día… ¿qué es lo más apropiado en lo que debería trabajar ahora? Aunque te pueda parecer algo extremo, esta práctica pronto se te hará imprescindible para sacar partido a las tareas de más valor. Tu programación podría organizarse así:
- Divide la jornada en bloques y asigna actividades para cada uno de ellos.
- No todo bloque debe ser dedicado a tareas relacionadas con el trabajo. Incluye períodos de descanso y tiempo para las comidas.
- La duración mínima de cada bloque debería ser de 30 min.
- Al acabar la programación del día, cada minuto debe quedar dentro de un bloque.
- Atente a la programación según avanza el día.
Es habitual que al seguir ese programa aparezcan los primeros problemas:
- No has acertado con las estimaciones realizadas.
- Han surgido interrupciones y obligaciones inesperadas.
Entonces, detente en cuanto puedas para revisar el programa del resto del día y redefinir los bloques de tiempo pendientes.
No es extraño que en determinados días esta revisión haya que repetirla varias veces. Si eso te ocurre con excesiva frecuencia tendrás que buscar la manera de conseguir una mayor estabilidad, lo que pasa por:
- Aprender a predecir mejor el tiempo que te ocupará cada tarea.
- Programar bloques de tiempo de asignación variable. Pueden servirte para continuar con una tarea que dure más de lo esperado o bien ocuparlo en la realización de tareas no tan urgentes.
Este hábito no debe calificarse como excesivamente restrictivo. Puedes también incluir una regla por la cual, cuando tropieces con un asunto importante, anularás el resto de tareas salvo aquellas que no puedas evitar. Y cuando concluyas ese asunto, retomas la programación.
