Blog de Estrategia Empresarial de Paco Guillén

Me temo que es la única manera de arreglar las reuniones. Si lo habitual ya era que estuvieran mal dirigidas y gestionadas, el virus de la multitarea que afecta ahora a los asistentes a las mismas las ha acabado de rematar. Aclaro…: La causa no está en la reunión, sino en el comportamiento de los que participan en ellas. Quienes ya acuden con la idea preconcebida de que será de poca utilidad, miran de hacer y pensar otras cosas a la espera del momento de recibir la palabra. Con la auto excusa de ser más productivos, algunos participantes se dedican a leer los correos, enviar mensajes o navegar por Internet desde el móvil o el ordenador. El resultado es una absoluta pérdida de tiempo tanto individual como del equipo y la total ausencia de resultados. Sin entrar aquí en los métodos para gestionar unas reuniones eficaces, estas propuestas te ayudarán a arreglarlas si te pones pesada(o): Exige que los asistentes acudan sin teléfonos o que los apaguen antes de comenzar la reunión. Ha de ser una regla fundamental de su funcionamiento. Programa reuniones más cortas, de 45 minutos, para ganar en intensidad y que todos puedan mantener la concentración. Empieza y acaba las reuniones con puntualidad.   No será fácil. Dada la inercia existente tendrás que ponerte seriamente pesada. A cambio, trata de hacerles la vida más fácil a tus colaboradores: No exijas siempre respuestas inmediatas y a toda hora. Se ven interrumpidos de continuo y les impides centrarse en sus prioridades. Asegúrate de que encuentran algunos momentos para descansar y relajarse. Les ayudará a recuperar fuerzas y mejorar su rendimiento.   Mira que hacer algo porque la situación se vuelve penosa. Y la organización se resiente, como veremos mañana.   Otras notas relacionadas:...

Hoy toca repasar algunas propuestas para evitar caer en la situación de la “multitarea”: Empéñate en hacer una sola cosa cada vez. Es la clave de la productividad. Date un tiempo de 20 minutos para trabajar en un asunto y al acabar decide si sigues con ellos o cambias a otra cosa. Hacerlo de este modo te permitirá cobrar avanzar con eficacia en los proyectos que llevas entre manos. Reserva en tu agenda periodos de tiempo para trabajar concentrado. Si no lo haces nunca encontrarás el tiempo necesario para trabajar en profundidad en un tema. Su duración: entre 90 minutos y las dos horas. Cambia después a otra actividad. Elimina todo lo que pueda distraer tu atención. Apaga del todo el teléfono. Cierra la aplicación de correo electrónico y demás aplicaciones de mensajería. Si estás en el ordenador, cierra aquellas aplicaciones en las que no estés trabajando. Evitarás distraerte con los avisos que puedan generar esos programas. Controla la imaginación. Quizás sea lo más difícil. Si se te ocurren ideas o acciones, anótalas en un papel y vuelve a la tarea fundamental. Cuánto más rápidamente lo hagas menos concentración perderás. Haz lo más importante a primera hora de la mañana, preferiblemente sin interrupciones. Establece cada semana unas citas regulares y programadas para pensar más a largo plazo, creativa o estratégicamente. Tómate unas vacaciones. Es importante que lo sean de veras, es decir,  que aproveches para desconectar del trabajo. Y hazlo periódicamente, repartidas en varias ocasiones durante el año. Bastarán unos pocos días cada vez.   Además cuida el ambiente del lugar de trabajo. Busca uno relajado y que te permita pensar con tranquilidad. Mejor si es un espacio privado y resístete a cualquier deseo de distraerte hasta que llegue el momento que te has...

No te lo tomes a mal, no me refería a ti en particular. Me lo decía a mí mismo y a muchos otros con los que me encuentro cada día. Pero, por si puede ayudarle a alguien que conozcas, sigue leyendo. El uso constante y desordenado que hacemos cada día de los distintos dispositivos electrónicos, afectan muy negativamente a nuestro desempeño profesional y contribuye directamente al desgaste personal y a ese sentimiento de estar siempre desbordados: leer correos mientras hablas por teléfono, enviar mensajes mientras asistes a una reunión, consultar actualizaciones en las redes sociales mientras te hablan… Pasamos demasiadas horas seguidas tratando simultáneamente demasiadas cosas. Y si además estás entrenado (enviciado), incluso puedes haber perdido algunas referencias, como cuándo parar o hasta dónde llegar. Toda esa dispersión tiene muchos costes: El primero el de tu productividad. Al dividir tu atención entre múltiples actividades en lugar de centrarte plenamente en una de ellas te comporta tener que dedicar significativamente más tiempo para acabar cada una de ellas. Algunos cifran en un 25% de más ese tiempo extra necesario. También representa un consumo de energía mayor, lo que hace que acabes más cansado al final del día y que tu capacidad de rendimiento en las últimas horas descienda notablemente. Tu imagen profesional también se ve afectada. La capacidad de empatía en las relaciones personales se vuelve nula y tus interlocutores se llevan una impresión muy negativa por la imposibilidad de proporcionarles la atención que te reclaman.   Y como este problema afecta a muchas personas, el impacto en los resultados de las organizaciones es extraordinario, aunque pocos se ocupen de evaluarlo o gestionarlo. Suele decirse el cerebro humano no está preparado para actuar en modo multitarea. Esto no es del todo cierto, pues son muchas...

Hace un par de días hablábamos de la necesidad y el modo de innovar. Hoy podemos repasar nuevas vías que podrías probar para lograrlo. Buscas introducir diferencias significativas en tu mercado y lo normal será que no seas capaz de identificar en este momento el modo de hacerlo. Aún no está claro lo puede ser la base del negocio mañana. Por eso es importante que seas el promotor de esos cambios. Aquí tienes algunas maneras de conseguirlo: No te preocupes por preservar lo que hasta ahora ha sido la base del éxito de tu marca. Abandona la manera habitual de pensar: tamaño, precio, alcance, etc. Centra la atención en un par de elementos que realizarás de manera distinta. Trata de descubrir maneras de llegar al cliente completamente distintas de las habituales en el sector. No precisas disponer de salida de una oferta completa puesto que tratas de dirigirte a un segmento de mercado diferente. Introduce combinaciones de productos y servicios con precios que sean difíciles de comparar a otras ofertas existentes en el mercado. Apunta a conseguir una pequeña cuota de mercado en el segmento de precio alto mediante una oferta significativamente distinta y valiosa. O mira de conseguir una mayor cuota de mercado a un precio más bajo. En todo caso, toma decisiones y muévete con rapidez.   Pero no “dispares” al azar. Piensa en las necesidades de tus clientes, expresadas o anticipadas. Y experimenta.   Otras notas relacionadas: Experimentar para...

No es tan fácil como decirlo. A la mayoría no le resulta sencillo hacerlo. Es una actividad poco común para aquellos cuyo negocio ha consistido en adherirse todos los días a una determinada manera de hacer, y así desde hace años. Sin embargo, lo que ha sido la razón del éxito en el pasado no da, en la actualidad, los resultados esperados. Desde algunas fuentes, desde luego desde estas notas, te llegan sugerencias de la necesidad de cambiar, ¿pero cómo hacerlo…? Para innovar y encontrar el nuevo modelo de negocio que te permita salir de la situación de bloqueo en que puedes encontrarte necesitas experimentar. ¿Con qué? Con tus propias capacidades, que son la manifestación de tus activos más valiosos. Examina, desmenuza tus capacidades, reflexiona sobre ellas, considera otras maneras de combinarlas para generar nuevos modos de entregar valor para tus clientes. Sigue haciéndolo hasta encontrar algo que encaje, proponlo a pequeña escala, estudia los resultados, decide si continuas por ese camino, o abandona y empieza de nuevo todo el proceso. No esperes que nadie te entregue un remedio milagroso o descubrir de inmediato la panacea que solucionará todos tus problemas. La innovación que precisas requiere de mucha más experimentación de la que hasta ahora has desarrollado. No basta con tratar de afinar algunos detalles de tu modelo actual. Algunas pequeñas modificaciones pueden ayudarte a ser más eficiente, pero no son suficientes para generar la transformación que el negocio necesita y que tus clientes apreciarán. A experimentar se aprende haciéndolo. Ensaya constantemente nuevas ideas. No sólo una cosa sino centenares de ellas. No la trabaja uno aisladamente sino que exige la colaboración de todos. No sirven las capacidades individuales sino la integración de todas las disponibles. Y si la estructura organizativa resulta rígida o...

Participar en una reunión, elaborar un informe o realizar una presentación son actividades habituales de todo directivo y ocupan una parte muy importante de su tiempo. Los directivos preocupados por ser eficaces en su trabajo: Tienen claro cuál es la finalidad y lo que esperan obtener de toda reunión, informe o presentación. Insisten en que los objetivos se concreten y se pongan por escrito antes de convocar una reunión, solicitar un informe u organizar una presentación. Se aseguran que toda reunión esté al servicio de la contribución que se espera de ella. Evitan que las reuniones degeneren en una mera discusión de ideas de los participantes mediante el recuerdo del objetivo inicial y el establecimiento de una conclusión final.   El centrarse en la contribución a realizar ayuda a: Ser organizado. Evita la confusión y el caos y permite identificar las acciones relevantes. Crear equipo. Elimina los personalismos dentro de la organización y su dependencia de ellos. A abrir la mente. Previene la tentación de pensar sólo hacia dentro de la organización y permite abrirse al exterior y a la consecución de resultados.   Esta es la pregunta del día…, y un objetivo para...

No sé si te ocurre como a mi. Hay épocas en las que parece que el tiempo no cunde y andas más desbordado de compromisos y tareas por hacer. Es fácil caer entonces en el desorden y olvidar algunos de los elementos básicos de la gestión de la agenda y del uso eficaz del tiempo. Por si estuvieras en una situación parecida repasemos algunos puntos: Establece prioridades. Ayuda a centrarse en lo más importante que hay que llevar a cabo. Más que en elaborar listas inacabables de cosas por hacer, señala las tareas de más impacto. Mira de elegir cada día sólo tres de ellas y completarlas. Deshazte de lo secundario. Piensa en la regla del 80/20. Identifica ese 20% de cosas que te generan el 80% de los resultados. Las que sólo te proporcionan un beneficio pequeño o marginal no tienes más remedio que eliminarlas. Concéntrate. Has de poder trabajar sin distracciones y de modo consistente en esas tareas importantes. Trata de bloquear períodos de tiempo de 90 minutos para avanzar en ellas. Otros utilizan períodos de 20-25 minutos y descansan cinco. Después deciden si continuar con esa tarea o seguir con otra. Haz pruebas y elige la que más te ayude. Analiza lo que haces. Es la única manera de saber si vas avanzando. Te ayuda a decidir lo que debes abandonar de modo que vayas ganado tiempo disponible. Organízate. Es la mejor manera de evitar perder tiempo por causa de tu desorden. Repensar periódicamente tu modo de organizarte y tirar lo que no usas, te libera de incomodidades y te hace la vida más fácil.   Me pongo de nuevo a ello. Y en los próximos días miraré de repasar las recomendaciones de Peter Drucker sobre este asunto. ¿Te sobra tiempo…?...

Precisamente por estar limitado de recursos y por tu tamaño, la innovación abierta te puede permitir acceder de manera rápida y asequible a nuevas oportunidades en los mercados. Pone a tu alcance gente con talento para resolver las cuestiones que tu no sabes resolver. Son muchas las nuevas empresas que se apoyan en la innovación abierta para penetrar en el mercado. Aprovechan las redes existentes para exponer públicamente sus problemas en busca de solución y sólo pagan cuando alguno la encuentra. De ese modo sacan ventaja a las pymes ya establecidas. Son extremadamente eficientes al invertir sólo cuando disponen de la solución, ya que hacen mejor uso de sus limitados recursos económicos. Y a la vez les permite centrarse en sus verdaderas competencias y sacar productos al mercado de manera más rápida y económica. Estas son algunas propuestas para sacar partido de la innovación abierta. Abandona tu ego. No pretendas resolver todos los problemas por ti mismo. No dispones de tiempo y los demás están aprovechándose de las oportunidades de la innovación abierta para encontrar las soluciones que precisan. Si no lo haces, no sobrevivirás. “Pesca” en todas las aguas. Consulta en tantos lugares como puedas y escucha a los más que puedas. No te limites. Las mejores ideas llegan de donde menos te las esperas. Apúntate a la diversidad. Aborda los problemas desde perspectivas diferentes. No sólo los ingenieros tienen la solución a un problema de ingeniería. Busca gente con experiencias diversas, de formación y culturas diferentes. Haz la pregunta adecuada. Tómate tiempo para identificar claramente el problema real. De este modo podrás formular mejor la pregunta que generará la respuesta más adecuada. Cuantos más “ojos” lo vean, mejor. Invierte en soluciones y no en estructura. No hay tiempo que perder ni recursos...

Los nuevos medios de comunicación social se han convertido en una parte integral de nuestras vidas. También es cierto que estamos evolucionando y somos menos espontáneos y más racionales en su manera de utilizarlos para que nos ayuden de manera adecuada en nuestro trabajo en nuestras relaciones. Cada vez más encuentran su lugar en el mundo de la empresa y en el desarrollo profesional. Si en los entornos más masivos y genéricos puedes tener tus reservas (hoy me han dicho que corro el riesgo de ser de los últimos del planeta en abrir una cuenta en Facebook), en el caso de las redes corporativas y profesionales habrás de ser de los primeros.Y la razón principal radica en el poder de las redes informales que las nuevas herramientas son capaces de liberar. Representan un medio increíblemente rápido y eficiente para aprender y hacer circular la información. En este mundo hiperconectado y globalizado, estas herramientas demuestran ser enormemente valiosas. Su aceptación entre las empresas es cada vez mayor. Demuestran ser de utilidad para optimizar el talento disponible y generar mayor valor a partir de sus profesionales. En el origen de la mejora de resultados que se observa en aquellas empresas que gestionan mejor el talento, está el entorno y las herramientas de colaboración que proporcionan a sus empleados. Ya he mencionado en otra ocasión que este es el año de las «redes profesionales», modo en que yo prefiero llamarlas. Introducirlas en tu organización es importante, pero aún más es su gestión adecuada. El análisis de su uso te permitirá identificar quienes son los expertos, quienes realizan más contribuciones, quienes trabajan de manera conjunta y espontánea, quienes son unos buenos intermediarios o quienes acaban obteniendo mayores resultados. El estudio del desempeño individual a partir del análisis de...

Parece que el sueño de todo directivo es sentarse en el Comité de Dirección pues ahí es dónde radica todo el poder. Y sin embargo, mi experiencia me lleva a afirmar que esos altos comités no son precisamente muy eficaces. Parece que tienen la maldición del Principio de Peter. Hoy día la eficacia nace de la red de relaciones informales dentro de las organizaciones y la determinación consciente de aprovecharlas. La capacidad de organizar grupos de trabajo dirigidos a la resolución de problemas específicos. Los componentes de los altos equipos directivos deben ser conscientes de ellos o están abocados al fracaso. Su contribución será significativa en la medida que puedan aportar la experiencia y la capacidad de asumir responsabilidades que reside en grupos informales distribuidos por la organización. Ellos son los que tienen la información de lo que verdaderamente ocurre, los que pueden identificar los problemas y encontrar la solución. Lamentablemente muchas empresas parecen tenerlo difícil para cambiar su forma tradicional de operar. Es responsabilidad de los directivos el organizar entornos de trabajo y relación adecuados que permitan la consolidación de esos grupos de máxima eficacia. Una manera de hacerlo (según este artículo) es el establecimiento de tres tipos de grupos: Grupos de discusión. En ellos se intercambia información pero no se toman decisiones estratégicas ni hay necesidad de un liderazgo especial sobreimpuesto. Unidades responsables. Tienen asignadas unas tareas concretas, un líder identificable y responsabilidades asumidas por cada uno de los componentes del grupo. Se caracterizan por su capacidad operativa, rapidez y eficiencia. Auténticos equipos. Especialmente necesarios para actuaciones singulares, innovadoras y en las que se esperan unos desempeños extraordinarios. Los forman unas pocas personas bien preparadas, con competencias complementarias y enfocadas a la consecución de un objetivo común. Cualquiera de ellas puede ejercer...