Programación de la jornada...

Actuar habitualmente en modo “piloto automático” te lleva a consumir el tiempo de que dispones sin ser muy consciente del uso que haces de él. Te es difícil escapar de todo lo trivial que, cuando menos lo esperas, se introduce en tu jornada. Pasas entonces a prestar más atención a las tareas superficiales y abandonas las que te exigen más concentración. Es bueno que adoptes el hábito de preguntarte a lo largo del día… ¿qué es lo más apropiado en lo que debería trabajar ahora? Aunque te pueda parecer algo extremo, esta práctica pronto se te hará imprescindible para sacar partido a las tareas de más valor. Tu programación podría organizarse así: Divide la jornada en bloques y asigna actividades para cada uno de ellos. No todo bloque debe ser dedicado a tareas relacionadas con el trabajo. Incluye períodos de descanso y tiempo para las comidas. La duración mínima de cada bloque debería ser de 30 min. Al acabar la programación del día, cada minuto debe quedar dentro de un bloque. Atente a la programación según avanza el día. Es habitual que al seguir ese programa aparezcan los primeros problemas: No has acertado con las estimaciones realizadas. Han surgido interrupciones y obligaciones inesperadas. Entonces, detente en cuanto puedas para revisar el programa del resto del día y redefinir los bloques de tiempo pendientes. No es extraño que en determinados días esta revisión haya que repetirla varias veces. Si eso te ocurre con excesiva frecuencia tendrás que buscar la manera de conseguir una mayor estabilidad, lo que pasa por: Aprender a predecir mejor el tiempo que te ocupará cada tarea. Programar bloques de tiempo de asignación variable. Pueden servirte para continuar con una tarea que dure más de lo esperado o bien ocuparlo en la...

Ineficiencias

No es extraño descubrir en las organizaciones la puesta en marcha de proyectos sin un problema o misión que los justifique. La consecuencia es que esos activos o competencias desarrolladas quedan sin utilizar. Alguien con responsabilidades directivas acabará por descubrir esos recursos desperdiciados y tratará de compensarlos con recortes y despidos, lo que afectará negativamente las operaciones. Esto no significa condenar la puesta en marcha de proyectos científicos o de ingeniería. Al contrario, buena parte de los logros futuros dependerán de los avances e innovaciones en la manera de operar. Pero si no hay un problema que los justifique, alguien se lo inventará y las cosas se liarán. Te sorprenderá saber cuantas iniciativas, equipos de trabajo, o reuniones se crean sin haber definido antes el problema del que ocuparse. Parecería que sólo obedecen al deseo de ampliar el curriculum, de figurar como responsables. Es tentador inventarse un objetivo sólo por el deseo de tenerlo, especialmente si se trata de un proyecto estimulante o lucrativo. El éxito de una organización se reconoce por su eficiencia. Has de usar las personas y los equipos adecuados. Disponer sólo de aquellos que verdaderamente necesites y respaldados por evidencias concretas. Los recursos que se malgastan en tareas innecesarias se están detrayendo de áreas necesarias para cumplir la misión, lo que directa o indirectamente daña a la organización....

Blockchain y la industria de la moda...

Las empresas de la industria de la moda claman por disponer de sistemas que aseguren la trazabilidad de sus productos, bien para proteger su reputación, para informar a sus clientes o para asegurar su calidad y autenticidad. Algunas de las aplicaciones más prometedoras de la tecnología blockchain en el sector de las prendas de vestir y la moda tienen que ver con la gestión de inventarios y de la cadena de aprovisionamiento. Las empresas están cada vez más interesadas en conocerla en profundidad para mejorar el control del negocio: Los costes, los riesgos y el impacto de todo aquello que acontece desde la obtención de la materia prima hasta el descarte del producto pasado de moda. Las ventajas para el sector no se limitan sólo a la mejora de la eficiencia. Con la tecnología de la cadena de bloques se puede seguir la pista de los envíos de las materias primeras desde origen a la fábrica, y rastrear todo el camino del producto acabado a través del canal de distribución hasta llegar al comprador. Un cliente concreto no tiene modo de comprobar la autenticidad de un producto, y menos si lo compra on line; y tampoco tendrá idea de si se trata de un producto falsificado o no. Lo único que sabe es que está en una página web que le ofrece comprar productos caros de marca a precios asequibles. Por otro lado, los compradores prestan mucha atención a las medidas que sus marcas preferidas ponen en marcha para evitar los fraudes, aunque no parece que todas las marcas demuestren el mismo interés por frenar el contrabando de sus productos. El uso de prendas de vestir con “etiquetas inteligentes” que pueden ser escaneadas por los compradores, les permite conocer todos los pasos del proceso...

Blockchain y la contabilidad...

La tecnología del blockchain va a transformar todos los ámbitos de la contabilidad, revolucionando la forma de trabajar, el lugar donde hacerlo y el modo de comunicarse con los clientes. La naturaleza de los servicios de asesoramiento fiscal y auditoría evolucionará rápidamente hacia algo tan distinto que obligará a los profesionales a renovarse a un ritmo y profundidad extraordinarios. De la cadena de bloques se afirma que es el mayor avance desde la invención de los asientos por partida doble hace más de 500 años. Con blockchain, en un ecosistema empresarial todos los participantes pueden tener registros compartidos de los detalles de cada transacción que se corresponda con asientos contables. Este libro mayor compartido se convierte en la fuente única de verdad para todos y cada uno de ellos. Con respecto a organismos externos, como entidades reguladoras y auditoras, les dará acceso sólo de lectura a esos registros, y podrán verificar y validar de manera instantánea y  automática esas transacciones para generar informes o con otros fines administrativos. Esto hará que las auditorías pasen a ser un proceso mucho más analítico, semi-automatizado, e incluso continuado. Esta tecnología tendrá por tanto un gran impacto en los profesionales de la contabilidad y auditoría, tanto para los auditores externos como para los contables y auditores internos. Obliga a replantearse cómo se han de desarrollar los procesos de la contabilidad y auditoría en las organizaciones. Y cuando se integre el blockchain con el análisis de datos y la inteligencia artificial, se podrán detectar anomalías en tiempo real, sin necesidad de esperar a final de mes, de trimestre o de año. Desaparecerá la necesidad de revisar archivadores o realizar dobles comprobaciones de transacciones aleatorias para descubrir que se produjo una transacción fraudulenta meses atrás. Los errores materiales y las...

Mejorando la Supply Chain...

Desde materias primas a productos acabados, distintas cadenas de aprovisionamiento han procesado, almacenado y desplazado casi todo aquello con lo que interactuamos cada día. El funcionamiento de estas cadenas se basa en la cooperación de todos los participantes implicados en llevar el producto desde los fabricantes a los consumidores. Han de ser capaces de reorganizarse rápidamente en respuesta a los cambios del entorno, a la situación económica, y a la demanda. De hecho, las cadenas de aprovisionamiento son buenos ejemplos de redes autónomas descentralizadas que organizan a gran escala actividades distribuidas. Las cadenas de aprovisionamiento se enfrentan a problemas significativos: Ineficiencia en el uso de sus recursos. Sólo el 75% de los activos de las cadenas de aprovisionamiento del mundo están siendo utilizados en un determinado momento. Esa enorme red de fábricas, almacenes, barcos, trenes, aviones y camiones padece un significativo exceso de capacidad, y sus sistemas de información no son capaces de ponerla de manifiesto, lo que impide optimizar esos recursos. La gestión del riesgo. A los participantes en las cadenas de aprovisionamiento les resulta difícil medir el desempeño de sus sistemas y no pueden contar con el personal con las competencias necesaria para optimizar su funcionamiento. De poder hacerlo podrían lograr mejoras que se estiman entre un 5 y un 10%. Falta de liquidez. Se estima que en cada momento existen 3,5 trillones de euros bloqueados en los fondos de maniobra de las cadenas de aprovisionamiento. Optimizar su uso mejorará la liquidez de las empresas, reduciría costes financieros y mejoraría su capacidad de apalancamiento. Cambios radicales. El ritmo actual de la innovación tecnológica presenta unos retos enormes para las empresas participantes, obligándoles a incrementar su diligencia, transparencia y eficiencia para responder con rapidez a los cambios que experimentan los mercados. Todos estos...

Blockchain en el sector asegurador...

El sector asegurador parece contar con una posición singular para sacar partido de la tecnología blockchain. Puede ser la manera de afrontar los retos que el sector tiene planteados, entre los que se incluyen la escasa vinculación de los clientes, el bajo crecimiento en mercados maduros, y la tendencia hacia la digitalización. Las expectativas no están sólo la reducción de costes y mejora de la eficiencia, sino que puede hacer crecer los ingresos, al atraer nuevo negocio por un servicio de mayor calidad. Mejorarán las relaciones con todos los grupos partícipes, desde los clientes a los reguladores, al disminuir los errores y ganar en precisión. Pueden incluso reducirse las necesidades de capital si las partes implicadas en las transacciones son capaces de llegar a acuerdos manera más rápida. A continuación, se repasan los principales ámbitos de su aplicación y su potencial impacto. Detección de fraudes y prevención de riesgos Se estima que entre el 5 y 10% de las reclamaciones a las aseguradoras son fraudulentas, lo que representa un coste en los Estados Unidos de más de 40 miliardos al año. La tecnología del Blockchain permite que las aseguradoras puedan verificar la autenticidad de los clientes, de sus pólizas y reclamaciones, detectando posibles duplicidades y las actuaciones de sujetos bajo sospecha. De igual modo se reduce el riesgo de fraude asociado a pagos internacionales y en monedas diversas, o el derivado de aquellas circunstancias en las que empresas se encuentran alejadas de sus clientes finales. La validación y verificación en blockchain añaden valor a muchos de los procesos de aseguramiento. Documentación de los contratos. En la preparación de los contratos se trabaja con distintas versiones, sobre las que no debe quedar duda de que se avanza según lo acordado con anterioridad. El blockchain proporciona...

¿Certificados en papel o blockchain?...

El sistema más extendido para la acreditación de competencias académicas y de cualquier otro tipo es mediante la emisión de certificados en soporte papel. Suelen contar con medidas de seguridad específicas que buscan dificultar su posible falsificación. Además, se vigila especialmente que la entrega del certificado o diploma se haga sólo a quien se ha hecho acreedor a él. El receptor puede hacer uso de él mostrándoselo a quien se lo solicite y si hace copias del mismo debe buscar un fedatario público que autentifique la copia. Este sistema de certificaciones en papel presenta desventajas muy significativas: Ningún documento es inmune al riesgo de ser falsificado. Esto obliga a la institución emisora, en todo caso, a conservar un registro central de las certificaciones emitidas y que eventualmente podrán consultarse ante la duda de la autenticidad de un diploma o certificado. Los depósitos en los se que custodian los certificados no están exentos del riesgo de desaparición o destrucción. En esas circunstancias, los certificados, aunque mantienen su validez, han perdido la capacidad de verificarlos. Obliga a mantener un servicio de atención a consultas sobre la validez de los certificados y de reclamaciones. Esto implica procesos manuales que requieren de una significativa dotación de personal. El grado de seguridad del certificado físico viene determinado por el nivel de dificultad de su elaboración y de los procesos necesarios para acreditar el documento. Cuanto más seguro se pretenda que sea el certificado, más costoso será producirlo. Siempre existe la posibilidad de que se origine una declaración fraudulenta de la información del certificado por parte de alguien en la institución emisora. Una vez emitido un certificado o diploma en papel, no hay forma de revocarlo o cancelarlo si el propietario no renuncia a entregarlo. Si un tercero necesita consultar...

Blockchain en la atención sanitaria...

A la tecnología de Blockchain se le reconoce también la capacidad para transformar los sistemas de atención sanitaria. Lo puede lograr permitiendo cambios fundamentales, como el de situar al paciente en el centro del ecosistema de la salud y el aumentar la seguridad, la privacidad y facilitar la transferencia de información médica. Esta tecnología podría dar lugar a un nuevo modelo de intercambio de información sanitaria al permitir que las historias clínicas informatizadas sean más eficientes, que su acceso a ellas no dependa de la intervención de terceros, y que sean más seguras. Esta tecnología se apoya en el uso de herramientas criptográficas para permitir que cada miembro de una red asistencial pueda participar e interactuar (por ejemplo, almacenar, intercambiar y ver información), sin tener que conocer ni ganarse la confianza previa de los otros miembros. En este sistema blockchain, no existe una autoridad o referente central; los registros de las transacciones se almacenan y distribuyen entre todos los participantes de la red. Las interacciones con el blockchain son, a su vez, conocidas por todos los miembros y requieren de la verificación por parte de la red antes de que agregar nueva información. Esto permite la colaboración espontánea entre los miembros de la red y el registro auditable e inmutable de todas las interacciones. No todos los problemas requieren una solución basada en el blockchain, pero resulta muy eficaz cuando se se dan estas condiciones: Varios agentes generan transacciones que modifican la información en un repositorio compartido. Distintas partes necesitan confiar en que las transacciones registradas son válidas. Los agentes intermediarios son ineficientes o no son confiables como jueces de lo que es cierto o no. Se necesita una mayor seguridad para garantizar la integridad del sistema. En el área de la salud, son...

Objetivo: Reducir el e-mail...

Está comprobado que, si realizas un trabajo profesional, basado en la aplicación de conocimientos, empleas excesivo tiempo y energías en la gestión de la bandeja de entrada de tu correo electrónico. Hay estudios que lo cifran en media, en un 28% de tu tiempo. A esta disfunción se ha llegado como consecuencia de utilizar el correo como la herramienta primordial para mantener conversaciones, intercambiar ideas, transmitir información, avisar las reuniones, o compartir imágenes, vídeos y documentos. El buzón de entrada se ha convertido en la opción más cómoda para que todo el mundo te haga llegar sus peticiones, que además es capaz de absorber más entradas que si las atendieras en persona. De la necesidad de reducir esta carga de trabajo han surgido innumerables aplicaciones, herramientas, métodos o extensiones que intentan ayudar a lograrlo. Son tantas las sugerencias que se proponen para aumentar la productividad que es difícil seguirlas todas; pero entre las más recomendables y establecidas están las siguientes: Consultarlo sólo dos o tres veces al día y asignar tiempos concretos para trabajar en él. Establecer reglas para que los correos se ordenen a su entrada de manera automática. Definir con claridad el campo del asunto para poder recuperarlos con rapidez y facilidad. Tener todos los correos archivados para poder trabajar con orden y concentración. Disponer de un sistema de recordatorio para acceder a correos importantes pendientes. Utilizar códigos de colores para determinar prioridades. Transformar los correos en tareas de modo que ninguno se quede sin atender. Disponer de plantillas para simplificar la redacción de correos similares y habituales. Darse de baja de listas de correos innecesarias. No escribir más de dos párrafos o cinco frases en cada correo. Tienes que asegurarte que el tiempo que dedicas a los correos sirve para algo,...

Capacidad de reacción...

La mayoría de las empresas aún se rigen por unas reglas de juego del siglo pasado. La eficiencia y las economías de escala eran determinantes cuando había que entregar a mucha gente los mismos productos y servicios con la máxima rapidez. Pero seguir centradas en la eficiencia les hace mucho más difícil cambiar por su compromiso con procesos y procedimientos. En un contexto de cambio continuo de las expectativas de los clientes, la capacidad de reacción se ha convertido en la nueva regla que permite atender sus demandas. La agilidad que precisan las empresas reclama un cambio cultural caracterizado por: La transparencia. Frente al secretismo de la información restringida que caracterizaba las prácticas del pasado, las organizaciones hoy precisan de una información ampliamente compartida entre todos sus miembros para maximizar las oportunidades de creación de valor. La experimentación. Frente a la planificación a largo y para sacar partido a situaciones de incertidumbre, se necesita una cultura capaz de probar distintas hipótesis y adaptar los cambios a los resultados obtenidos. Distribuir el poder. Frente al dominio de los sistemas de control, las organizaciones hoy han de dar libertad a sus miembros para que asuman su responsabilidad y busquen maneras de innovar que aporten valor. Ante cualquier reto empresarial, las decisiones se deberían tomar considerando el modo de aplicar las tres características anteriores. Esto tiene también impacto en la estructura de la organización, que deberá experimentar con cambios e incorporarlos según su idoneidad. El mensaje a transmitir es que lo importante es el logro del objetivo y no el proceso por el que se llega a él. La eficiencia no es ya la base de la ventaja competitiva ni puede condicionar las decisiones. Lo determinante es conocer las necesidades del cliente y tener la capacidad de reacción que...

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