Objetivo: Reducir el e-mail
Está comprobado que, si realizas un trabajo profesional, basado en la aplicación de conocimientos, empleas excesivo tiempo y energías en la gestión de la bandeja de entrada de tu correo electrónico. Hay estudios que lo cifran en media, en un 28% de tu tiempo.
A esta disfunción se ha llegado como consecuencia de utilizar el correo como la herramienta primordial para mantener conversaciones, intercambiar ideas, transmitir información, avisar las reuniones, o compartir imágenes, vídeos y documentos. El buzón de entrada se ha convertido en la opción más cómoda para que todo el mundo te haga llegar sus peticiones, que además es capaz de absorber más entradas que si las atendieras en persona.
De la necesidad de reducir esta carga de trabajo han surgido innumerables aplicaciones, herramientas, métodos o extensiones que intentan ayudar a lograrlo. Son tantas las sugerencias que se proponen para aumentar la productividad que es difícil seguirlas todas; pero entre las más recomendables y establecidas están las siguientes:
- Consultarlo sólo dos o tres veces al día y asignar tiempos concretos para trabajar en él.
- Establecer reglas para que los correos se ordenen a su entrada de manera automática.
- Definir con claridad el campo del asunto para poder recuperarlos con rapidez y facilidad.
- Tener todos los correos archivados para poder trabajar con orden y concentración.
- Disponer de un sistema de recordatorio para acceder a correos importantes pendientes.
- Utilizar códigos de colores para determinar prioridades.
- Transformar los correos en tareas de modo que ninguno se quede sin atender.
- Disponer de plantillas para simplificar la redacción de correos similares y habituales.
- Darse de baja de listas de correos innecesarias.
- No escribir más de dos párrafos o cinco frases en cada correo.
Tienes que asegurarte que el tiempo que dedicas a los correos sirve para algo, que contribuye a crear algún tipo de valor. Cuando te lleguen, decide si…
- Es algo que requiere acción o reflexión.
- Hay que responder de inmediato o puedes abordarlo más tarde.
- Es sólo información que debes guardar o desechar.
Para acertar en la decisión te ayudarán estas orientaciones:
- Ponlos en contexto. Considéralos a la luz de tus objetivos y aspiraciones y actúa según el lugar que les corresponda.
- Establece el posible impacto en tus objetivos a partir de los asuntos y remitentes, y descubre las oportunidades que representan.
- Abandona todos aquellos que te distraen de lo que verdaderamente te importa.
