Blog de Estrategia Empresarial de Paco Guillén

Actuar habitualmente en modo “piloto automático” te lleva a consumir el tiempo de que dispones sin ser muy consciente del uso que haces de él. Te es difícil escapar de todo lo trivial que, cuando menos lo esperas, se introduce en tu jornada. Pasas entonces a prestar más atención a las tareas superficiales y abandonas las que te exigen más concentración. Es bueno que adoptes el hábito de preguntarte a lo largo del día… ¿qué es lo más apropiado en lo que debería trabajar ahora? Aunque te pueda parecer algo extremo, esta práctica pronto se te hará imprescindible para sacar partido a las tareas de más valor. Tu programación podría organizarse así: Divide la jornada en bloques y asigna actividades para cada uno de ellos. No todo bloque debe ser dedicado a tareas relacionadas con el trabajo. Incluye períodos de descanso y tiempo para las comidas. La duración mínima de cada bloque debería ser de 30 min. Al acabar la programación del día, cada minuto debe quedar dentro de un bloque. Atente a la programación según avanza el día. Es habitual que al seguir ese programa aparezcan los primeros problemas: No has acertado con las estimaciones realizadas. Han surgido interrupciones y obligaciones inesperadas. Entonces, detente en cuanto puedas para revisar el programa del resto del día y redefinir los bloques de tiempo pendientes. No es extraño que en determinados días esta revisión haya que repetirla varias veces. Si eso te ocurre con excesiva frecuencia tendrás que buscar la manera de conseguir una mayor estabilidad, lo que pasa por: Aprender a predecir mejor el tiempo que te ocupará cada tarea. Programar bloques de tiempo de asignación variable. Pueden servirte para continuar con una tarea que dure más de lo esperado o bien ocuparlo en la...

Hemos creado un entorno de trabajo y de vida que reproduce nuestro estado de alerta consciente. Buscamos estar conectados con todos y en todo momento para compartir nuestras ideas; y de esa necesidad nació y creció Internet. Eso tiene buenas y malas consecuencias. Nos conduce a la vez a estar centrados y distraídos. Pero el problema no es de la tecnología sino de nuestra incapacidad para desconectar de ella. Antes de que unas circunstancias graves te obliguen a ello, has de aprender a practicar de manera regular la desconexión. Idealmente, un día sabático a la semana de desconexión total. Actuar así te permitirá entrar en un estado de conciencia distinto, ajeno al trabajo y a la información de terceros. Es un modo de hacer un reset a la mente para recuperar el equilibrio. Quienes lo practican afirman experimentar cambios profundos en su vida: viven más el presente y la relación con las personas a las que aprecian, son más creativos y conscientes de la realidad, de aquello que es verdaderamente importante. Esta práctica debe complementarse con una programación diaria más ordenada del acceso a las tecnologías de comunicación para asegurar la eficacia y la productividad en unos tiempos de alta exigencia. Y lo mismo cabe decir del criterio de selección de las personas a seguir en las redes sociales. No vale dejar que los pensamientos de cualquiera contaminen tu mente e influyan en tus...

Es comprensible; ahora no, que estás muy liado. Y una y otra vez pospones eso que sabes que deberías hacer porque te ahorraría tiempo y te simplificaría la vida. Nunca tendrás el tiempo y la tranquilidad que pides para abordarlo. Desengáñate. Siempre habrá cosas más urgentes que te reclamen. Tu decides: O cierras una hora en la agenda para hacerlo, hoy o mañana, o sigues buscando excusas y padeciendo por ello....

Que lo hagas todo tu es una pérdida de tu tiempo y una manera de malgastar tu talento. La clave de tu éxito está en el número de cosas que eres capaz de abandonar. Madura y deja de ocuparte de la limpieza, de llevar la contabilidad, de contestar al teléfono, de entregar los productos. Tienes que trabajar menos y liderar más. Si, pero… No me lo puedo permitir. Compara costes. No te puedes permitir gastar tu tiempo en esas tareas. Dejas de hacer tareas tediosas y haces lo que es productivo y valioso para ti. Yo lo puedo hacer mejor. No es cierto. Tienes mejores profesionales que tu para esas tareas. No me puedo fiar. Si no confías en ellos nadie confiará en ti. Si no puedes confiar, despídelos. No está cualificado. ¡Fórmalo!. No tengo tiempo para enseñarle cómo hacerlo. Saca tiempo ahora o nunca lo encontrarás. No quiero dejar esta tarea porque me gusta. ¿Seguro que es eso lo que te gustaría estar haciendo el fin semana o en vez de estar con amigos? Como no es así, eso es que no te gusta tanto y debes dejar de hacerlo. Soy la única persona que sabe cómo hacerlo. Más vale entonces que no te ocurra un accidente… Consigue de inmediato que aprenda a hacerlo otro. Se equivocó la última vez y no quiero que vuelva a ocurrir. Quizás se debió a las instrucciones que le diste o las que no recibió. Asegúrate de hacerlo bien ahora, de animar a que haga preguntas, que resuelva dudas… Construye por tanto una lista de las cosas que no debes hacer. Abandona todas esas tareas improductivas, de baja prioridad, aburridas. Delégalas o elimínalas. Tu productividad aumentará y tu estrés disminuirá. Como adicto al trabajo que eres sabes que...

Es la excusa más común. No tienes tiempo suficiente. Te gustaría, pero el día sólo tiene 24 horas. No te engañes. Cuando quieres algo de verdad encuentras tiempo para dedicárselo independientemente de otros compromisos. No te escudes en la falta de tiempo para esconder la incapacidad de asumir la responsabilidad de sacar adelante las propias...

Confirma que las decisiones del día a día y las actividades a las que dedicas tu tiempo son coherentes con tus convicciones más profundas....

Contacta cada día al menos dos personas de tu agenda, bien por teléfono o correo, para mantenerles al día de tus trabajos y confirmarles que les recuerdas y te interesas por ellos....

Seguro que es como te sientes. No eres un caso aislado. Innumerables reuniones, llamadas cruzadas, dificultades para quedar, desplazamientos imprevistos, agendas imposibles de cuadrar, jornadas inacabables… Con frecuencia me encuentro con gente que parece tan atareada que es difícil quedar con ellos. Y a la vez observo otros menos comprometidos que no ponen tantas energías, ni su contribución resulta ser de gran utilidad. La presión por la eficacia y la gestión del tiempo pueden llevarte a tener todas las horas del día completamente ocupadas. Igual incluso acabas con la satisfacción del deber cumplido. Y sin embargo tu disponibilidad para innovar se habrá resentido de manera grave. La complejidad de los negocios, la demanda de eficiencia, los apresuramientos, nos han quitado el tiempo para investigar, para deliberar, para pensar. Ya no podemos detenernos lo suficiente para reflexionar sobre necesidades, problemas y alternativas. Estamos demasiado ocupados o preocupados como para poder encontrar el tiempo necesario para innovar. Te ocupa tanto el corto plazo, la reducción de costes, la resolución de problemas operativos, la gestión de los clientes, la reacción de los competidores que las actividades de innovación no encuentran un lugar en tu agenda. Como no te generarán ingresos hoy, siempre optas por iniciativas que se antojan más urgentes. Pasas el día apagando fuegos que con un poco de reflexión podrías haberlos anticipado y te los hubieras ahorrado. Lamentablemente los sistemas de evaluación e incentivos de las organizaciones, con indicadores más orientados hacia el corto plazo o hacia lo que ocurrió en el pasado, no están diseñados para premiar a quien evita los problemas por haberlos previsto. Y los considerados expertos funcionan disparando soluciones antes incluso de haber tenido tiempo para comprender los problemas en profundidad. Innovar requiere investigación para  identificar necesidades o problemas, analizar posibles...

Si en los dos días pasados hemos considerado el efecto negativo de la multitarea en el funcionamiento individual y de los equipos, hoy veremos el impacto en las organizaciones y como arreglarlo. Hay que empezar recordando que la responsabilidad del directivo es garantizar la productividad de los profesionales para cumplir con sus responsabilidades. Y a diferencia de épocas pasadas, el trabajo requiere hoy creatividad, aplicación de criterios y elaboración de juicios, cosas que no pueden realizarse sin la concentración adecuada. La dispersión que afecta a los profesionales tiene para las organizaciones unos efectos que se amplifican debido a que: Los proyectos son hoy el resultado de los trabajos de grupos más que de individuos. Las distracciones ocasionadas por la actitud de multitarea de unos, disminuye la concentración, reduce la calidad y retrasa el trabajo de otros. La falta de concentración de los directivos retrasa la toma de decisiones o se toman de manera apresurada tras un análisis superficial. Todas las tareas parecen urgentes, con lo que no se asignan adecuadamente recursos a los temas críticos y se abordan problemas de manera equivocada.   En conjunto se calcula que la productividad de la organización se reduce a la mitad. No obstante, es posible poner en marcha remedios contra la multitarea que permitirán a profesionales y directivos ganar en productividad y eficacia: Establece con claridad y coordina el nivel de prioridades de las tareas para que la gente pueda centrarse en ellas y llevarlas a cabo hasta el final sin interrupciones. Reduce a la mitad el número de proyectos en marcha. Menos proyectos comporta menos tareas simultáneas  y, por tanto, menos confusión sobre el nivel de prioridades. Pon en marcha proyectos con la preparación adecuada y disponiendo de todo lo necesario (objetivos claros, recursos necesarios, especificaciones,...

Hoy toca repasar algunas propuestas para evitar caer en la situación de la “multitarea”: Empéñate en hacer una sola cosa cada vez. Es la clave de la productividad. Date un tiempo de 20 minutos para trabajar en un asunto y al acabar decide si sigues con ellos o cambias a otra cosa. Hacerlo de este modo te permitirá cobrar avanzar con eficacia en los proyectos que llevas entre manos. Reserva en tu agenda periodos de tiempo para trabajar concentrado. Si no lo haces nunca encontrarás el tiempo necesario para trabajar en profundidad en un tema. Su duración: entre 90 minutos y las dos horas. Cambia después a otra actividad. Elimina todo lo que pueda distraer tu atención. Apaga del todo el teléfono. Cierra la aplicación de correo electrónico y demás aplicaciones de mensajería. Si estás en el ordenador, cierra aquellas aplicaciones en las que no estés trabajando. Evitarás distraerte con los avisos que puedan generar esos programas. Controla la imaginación. Quizás sea lo más difícil. Si se te ocurren ideas o acciones, anótalas en un papel y vuelve a la tarea fundamental. Cuánto más rápidamente lo hagas menos concentración perderás. Haz lo más importante a primera hora de la mañana, preferiblemente sin interrupciones. Establece cada semana unas citas regulares y programadas para pensar más a largo plazo, creativa o estratégicamente. Tómate unas vacaciones. Es importante que lo sean de veras, es decir,  que aproveches para desconectar del trabajo. Y hazlo periódicamente, repartidas en varias ocasiones durante el año. Bastarán unos pocos días cada vez.   Además cuida el ambiente del lugar de trabajo. Busca uno relajado y que te permita pensar con tranquilidad. Mejor si es un espacio privado y resístete a cualquier deseo de distraerte hasta que llegue el momento que te has...