Blog de Estrategia Empresarial de Paco Guillén

Seguro que no lo sueles hacer, pero mi experiencia me sugiere que compensa escribir unas líneas sobre este asunto. Cuando llega el momento de la implantación de la estrategia, y habitualmente en el contexto de la elaboración de un Cuadro de Mando,  observo que es común confundir la gestión de tareas y de proyectos como si fueran cosas intercambiables. Es importante reconocer bien las diferencias para no defraudar expectativas tanto dentro como fuera de la organización. Todo proyecto se compone de tareas pero no toda tarea es parte de un proyecto. Las tareas son los elementos básicos de los proyectos. Cuando se aborda un proyecto lo primero que se debe hacer es descomponerlo en tareas concretas. Habitualmente se caracterizarán por ser de corta duración y asignarse a una sola persona. Si cada uno de los miembros del equipo responsable de un proyecto lleva a cabo sus propias tareas, el proyecto podrá darse por completado. Sin embargo, no todas las tareas que tienes encomendadas forman parte, necesariamente, proyecto. Hay muchas otras que se agrupan en tareas pendientes por realizar y que nos obligan a gestionarlas y priorizarlas junto con las correspondientes a los proyectos en marcha. Para lograrlo tenemos a nuestro alcance diversas aplicaciones que resultan de utilidad para saber lo que tienes pendiente de hacer y para cuándo deberías acabarlo. Sin embargo, la gestión de proyectos tiene un nivel de complejidad mayor que no suelen incorporar las aplicaciones habituales de gestión de tareas. A continuación se mencionan algunas de esas áreas que añaden mayor complejidad y que deben ser consideradas en la gestión de los proyectos: Estimación de las tareas. Es preciso determinar cuál será la duración estimada y su impacto en la duración del proyecto en su conjunto. Programación de las tareas. Se...

No está de más repasar los comentarios que en este artículo del NYT hace David Allen y que trata de ayudarnos a recuperar la productividad. Parte de la consideración de la siguiente paradoja: pese a los avances de las tecnologías muchos profesionales podríamos sentirnos cada vez menos productivos, con más dificultades para llevar a cabo un trabajo bien hecho. Necesitamos seguir un conjunto de buenas prácticas que nos permita controlar, clarificar y organizar todas las demandas que nos acosan a diario. De ellas obtendremos el tiempo necesario para pensar, reflexionar y tomar decisiones. La mejora de la productividad en las organizaciones no siempre se traslada a mejoras de productividad individual. Necesitamos integrar el caos en el que hemos de movernos y centrarnos en los aspectos más importantes: objetivos, valores y resultados. Hemos de encontrar un tiempo para reflexionar, para reorientar los recursos que nos permitan alcanzar resultados y aprender a decir que no a lo menos importante. Para lograrlo nos ayudarán estas cosas: Pon por escrito todo lo que requiere tu atención, tanto en lo profesional como en lo personal. Puede parecer dificultoso pero te ayudará a estar centrado y a controlar mejor. Decide lo que cada tarea representa para ti, los resultados que buscas y las acciones necesarias. Trata de aplicar la “regla de los dos minutos”: toda acción que pueda acabarse en dos minutos debe llevarse a cabo de inmediato. Organiza en un lugar apropiado tu lista de tareas: correos que has de enviar, llamadas a realizar, reuniones que has de cerrar, y actividades por completar. Periódicamente revisa, analiza y actualiza el inventario de tus compromisos e intereses. Reserva dos horas a la semana para ordenar, poner al día y reflexionar sobre tu trabajo, metas personales, compromisos y actividades. Despliega de manera...

Seguimos con el tema de los últimos días. Como directivo, debes preocuparte en primer lugar de aquellas pérdidas de tiempo que pueden atribuirse a tu propia responsabilidad. Si realizas una mala gestión en este ámbito pierdes tiempo tu y lo haces perder a los demás. Vamos con el diagnóstico: ¿Porqué te “pilla el toro”? Es comprensible que te ocurra una vez. Pero si la situación se repite periódicamente algo estás haciendo mal. Lo más probable es que se deba a una falta de previsión por tu parte. Está indicando que el sistema que tienes establecido no funciona. Es tu responsabilidad establecer los procedimientos o rutinas que eviten esas repetidas pérdidas de tiempo. No hacerlo es síntoma de dejadez y pereza. Las emociones de “los encierros” no pueden tener lugar en tu organización. Quizás sobra gente… Cuando hay más personal del necesario para desarrollar una tarea se pierde eficacia. La gente dedica más tiempo a relacionarse que a trabajar. Los nuevos tipos de organización son incompatibles con estructuras excesivas. Tienen la gente mínima imprescindible y cuando se necesitan competencias no disponibles se buscan colaboraciones específicas y temporales. ¿Te reúnes o trabajas? Un excesivo número de reuniones es síntoma de una mala organización. En una organización perfecta (utópica) no se precisan reuniones. Todos están informados de lo que deben hacer y cuentan con los recursos para hacerlo. Las reuniones deben ser la excepción y no la regla o de lo contrario nadie tendrá tiempo para hacer nada. ¿Hay un problema de comunicación…? Si la información que circula es insuficiente o equivocada la pérdida de tiempo es enorme y afecta a toda la organización.   Observa que la solución a estos problemas cae en tu ámbito de responsabilidad y te toca poner remedio de inmediato. Algunas cosas...

Como adelantaba ayer, repaso las propuestas de Peter Drucker en su libro  The Effective Executive para convertirse en un directivo eficaz relacionadas con el uso del tiempo. A diferencia de lo que muchos suelen hacer, el trabajo del directivo no debe empezar con la consideración de las tareas a realizar y su planificación sino con el análisis del tiempo de que disponen. Hay que identificar bien a qué se dedica y eliminar su uso en demandas improductivas. El tiempo es el factor limitante, el recurso escaso en el trabajo del directivo. Y por tanto sus resultados vienen condicionados precisamente por el grado de aprovechamiento de ese recurso. ¿Te haces cargo de cuán crítico es?: Es un recurso singular, pues no abunda como ocurre con el dinero que lo encuentras casi en cualquier parte. No puedes ni comprarlo, ni alquilarlo, ni fabricarlo. Es inelástico. No aumenta por muy alta que sea su demanda. Es perecedero y no puede almacenarse. El tiempo que pierdas se te escapa para siempre, nunca volverá. Es insustituible. Imposible cambiarlo por otro recurso. Y es imprescindible, pues todo requiere tiempo.   Sin embargo, nuestro cerebro no es capaz de discernir bien ni el paso del tiempo ni el modo en que lo empleamos. Los mejores directivos destacan precisamente por el uso cuidadoso que saben hacer de su tiempo. Tanto los profesionales como los directivos se ven obligados a dedicar grandes cantidades de tiempo a cosas que parece obligado hacer y que sirven de muy poco. Y a su vez, realizar las tareas específicas de su responsabilidad requieren mucho tiempo y concentración para llevarlas a cabo. Además el trabajo en las organizaciones consume y malgasta mucho tiempo. La relación interpersonal requiere tiempo, y cuantas más sean las personas con las que tratar, más...

No sé si te ocurre como a mi. Hay épocas en las que parece que el tiempo no cunde y andas más desbordado de compromisos y tareas por hacer. Es fácil caer entonces en el desorden y olvidar algunos de los elementos básicos de la gestión de la agenda y del uso eficaz del tiempo. Por si estuvieras en una situación parecida repasemos algunos puntos: Establece prioridades. Ayuda a centrarse en lo más importante que hay que llevar a cabo. Más que en elaborar listas inacabables de cosas por hacer, señala las tareas de más impacto. Mira de elegir cada día sólo tres de ellas y completarlas. Deshazte de lo secundario. Piensa en la regla del 80/20. Identifica ese 20% de cosas que te generan el 80% de los resultados. Las que sólo te proporcionan un beneficio pequeño o marginal no tienes más remedio que eliminarlas. Concéntrate. Has de poder trabajar sin distracciones y de modo consistente en esas tareas importantes. Trata de bloquear períodos de tiempo de 90 minutos para avanzar en ellas. Otros utilizan períodos de 20-25 minutos y descansan cinco. Después deciden si continuar con esa tarea o seguir con otra. Haz pruebas y elige la que más te ayude. Analiza lo que haces. Es la única manera de saber si vas avanzando. Te ayuda a decidir lo que debes abandonar de modo que vayas ganado tiempo disponible. Organízate. Es la mejor manera de evitar perder tiempo por causa de tu desorden. Repensar periódicamente tu modo de organizarte y tirar lo que no usas, te libera de incomodidades y te hace la vida más fácil.   Me pongo de nuevo a ello. Y en los próximos días miraré de repasar las recomendaciones de Peter Drucker sobre este asunto. ¿Te sobra tiempo…?...

Las características de la vida profesional que llevamos hoy nos lleva a tener que repartir la atención de manera simultánea entre varias tareas. Pero no nos sale gratis: Estudios de la función cerebral muestran que cuando se tratan de realizar dos tareas importantes de modo simultáneo, cada vez que el cerebro cambia de una a otra, se reduce la calidad del desempeño de cada tarea. Cuando el cerebro ha de cambiar de tarea, abandona completamente una para pasar a la otra. Las pruebas sobre personas que piensan que son más eficientes en multitarea demuestran que de hecho rinden menos. Empeora particularmente todo lo relativo a la memoria reciente. El recibir información simultánea de varias fuentes reduce la capacidad de interactuar con el entorno. Esto explica cómo el hablar por teléfono mientras se conduce produce un comportamiento similar a estar bebido. La presión social por estar siempre conectado impide disponer de tiempo para aplicarse a tareas reflexivas serias: investigación, experimentación, lectura, debate, resolución de problemas. Aunque no hay datos concluyentes de los efectos de crecer en estos entonos multitarea, existe la preocupación de que los jóvenes pierden determinadas capacidades fundamentales, como la de ser capaces de centrarse en una actividad por un período largo de tiempo.   Aquí señalo algunas orientaciones para no quedar excesivamente “fundidos”: Elimina de delante todo aquello a lo que no debas atender ahora. Si quieres escuchar música mientras trabajas, que sean piezas musicales sin palabras (vuelta a la clásica) Prémiate por la consecución de resultados que requieren un trabajo mental intenso. Cambia de tareas, pongamos que cada 20 minutos, pero trabaja sólo en una en cada momento. Se disciplinado: Aíslate, elige una tarea y asegúrate de hacerla bien antes de pasar a otra. Cuando comas mantente alejado de todos los...

Vamos a tu agenda. Ahí está relatado el tipo de profesional que eres y las cosas que te interesan. Quizás no te guste lo que muestra de ti, pero desde luego no engaña. Hoy en vez de reflexionar sobre lo que debería estar en ella y no aparece, prefiero pararme en lo que no debería estar. Se trata de analizar esas actividades que haces y que no debieras realizar por alguna de estas razones: Carecen de interés y te hacen perder tiempo. No tienen nada que ver con tus objetivos profesionales o personales. Son tareas que deberían realizar tus colaboradores. ¡Delega! Te dispersan, por lo que no puedes dar lo mejor de ti mismo en aquello que es lo principal. Te suelen ocasionar estrés, al no dejarte hacer lo que debieras. Estas son algunas de esas cosas que no deberías hacer: Trabajar sin horario. Revisar el correo como primera actividad del día. Revisar el correo constantemente. Acudir a reuniones sin una agenda clara e interminables. Contestar llamadas de desconocidos. Dedicar tiempo a clientes que deberías haber despedido hace tiempo. Atender urgencias y no hacer lo importante. Estar conectado al teléfono o al ordenador de continuo. Comer solo. Dejar para mañana lo que deberías haber entregado ayer. Y algunas sugerencias complementarias: Pon esa lista de lo que no harás donde puedas verla. Actualízala cada mañana antes de ponerte a trabajar. Compártela con tus colaboradores: La ayuda será mutua. Añade durante el día aquellas cosas que sean causa de desviaciones. Escribe tu lista de las cosas que no has de hacer. Y ¡prepárate…! Es más difícil de cumplir que la lista de cosas que deberías...

Nuestro trabajo hace que de ordinario estamos implicados en la entrega de uno o varios proyectos. Y no nos debe bastar con cumplir sino llamar la atención por la manera extraordinaria en que los entregamos. Alcanzar una ejecución memorable de nuestros proyectos empieza en el momento inicial del acuerdo. Has de asegurar que el compromiso que adquieres es razonable y cae dentro de tu área de competencia. Si así fuera, entonces es más probable que el proyecto te salga bien. Estas consideraciones te ayudarán a lograrlo: Ten cuidado con los compromisos. Quizás ya tienes otros que aún no has concluido. No te puedes permitir retrasos continuados en las entregas. Se prudente a la hora de aceptar nuevas obligaciones o realizar promesas a tus clientes. Céntrate en la áreas que dominas. Te será mas fácil gestionar tus compromisos si trabajas en áreas en las que eres experto. Calidad extraordinaria. El simple cumplimiento de la entrega de tus compromisos no genera especial reconocimiento. Podrás destacar si llevas a cabo tus proyectos de manera que asombren a cuantos los reciben. Déjate ayudar. No trates de resolverlo todo tu solo. Identifica los recursos a tu disposición. Tu capacidad es limitada y tu tiempo escaso. Y si te apoyas en los demás se ampliará enormemente la capacidad de lo que puedes llegar a entregar en el tiempo del que dispones. Revisa como estás en relación a los proyectos que llevas ahora en marcha y...

Programa períodos de desconexión. Las últimas sesiones impartidas sobre competencias directivas me han permitido comprobar la dificultad de muchos para escapar de la esclavitud del correo electrónico o del teléfono móvil. Son la principal disculpa para realizar una programación eficaz de las tareas y una adecuada gestión de la agenda. El asunto es serio. Quizás ya estás sufriendo de los efectos que se describen del uso intensivo y descontrolado de las tecnologías de la comunicación. El cerebro se adapta a las herramientas que utilizamos, y por tanto también a estas nuevas tecnologías que empleamos de manera continuada. Se observa que el uso intensivo de Internet y al atención al teléfono móvil se acompañan de una fragmentación del proceso del pensamiento, de una dificultad para concentrarse. Nos empujar a saltar de unas informaciones a otras, a cambiar continuamente de tareas, lo que afecta de manera grave a aquellas actividades que exigen una mayor introspección y reflexión. Hasta ahora hemos disfrutado de los beneficios de la tecnología y la accesibilidad que proporciona a las empresas y sus empleados. Pero determinadas actividades creativas sólo pueden llevarse a cabo si se les dedica una atención continuada y no dispersa entre distintas tareas. Se aconseja, por tanto: Asignar distintos períodos de tiempos para las distintas tareas. Es preciso dedicar un tiempo para trabajar en Internet y otro distinto específicamente dedicado a centrar la atención en tareas concretas que exigen concentración. Aceptar que los empleados puedan estar desconectados de los sistemas de comunicación en determinados períodos. Algunos de ellos podrán hacer mejor su trabajo si pueden dedicar ese tiempo para actividades que reclamen una mayor reflexión. ¿Estás...

Estos dos últimos días tenía programadas unas sesiones de formación en competencias directivas con un grupo de profesionales. Al regresar a casa me ha venido la idea de que quizás no he transmitido algunas ideas todo lo bien que hubiera querido. Como creo que puede ser de utilidad para otros, trato de aclararlo desde aquí para beneficio de todos. Me preocupa la mejora profesional y personal de mis clientes y alumnos, la mayoría de ellos directivos de empresa y profesionales libres. De hecho es la motivación primera de mi propia mejora. Es preciso que personas y empresas incrementen su eficacia y productividad; nos va mucho en ello. De aquí que sea preciso dar a conocer herramientas relacionadas con lo que se ha dado en llamar gestión del tiempo, aunque en estricto sentido lo que se gestione sean otras cosas. No es discutible el efecto que los sistemas de programación y gestión de las actividades tienen sobre la mejora de la productividad. Y nuestra cultura laboral está especialmente necesitada de estas herramientas. Sin embargo la herramienta debe estar al servicio de la persona y no al revés. Tengo la sensación que mi excesivo énfasis esta mañana en los sistemas de gestión no ha sido equilibrado. El considerar las características de la audiencia me sugiere la conveniencia de la aclaración siguiente. Las herramientas de planificación de las tareas y establecimiento de prioridades son especialmente útiles en trabajos bien definidos y claramente estructurados, lo cual es cada vez menos frecuente de encontrar. Es verdad que muchas de las tareas de la empresa son todavía así, y quienes las realizan se beneficiarán sensiblemente del uso de dichos sistemas. Pero las tareas propias de los profesionales y empresarios tienen una naturaleza mucho más ambigua, fragmentada e imprevista, lo que...