No confundas proyectos y tareas
Seguro que no lo sueles hacer, pero mi experiencia me sugiere que compensa escribir unas líneas sobre este asunto. Cuando llega el momento de la implantación de la estrategia, y habitualmente en el contexto de la elaboración de un Cuadro de Mando, observo que es común confundir la gestión de tareas y de proyectos como si fueran cosas intercambiables. Es importante reconocer bien las diferencias para no defraudar expectativas tanto dentro como fuera de la organización.
Todo proyecto se compone de tareas pero no toda tarea es parte de un proyecto. Las tareas son los elementos básicos de los proyectos. Cuando se aborda un proyecto lo primero que se debe hacer es descomponerlo en tareas concretas. Habitualmente se caracterizarán por ser de corta duración y asignarse a una sola persona. Si cada uno de los miembros del equipo responsable de un proyecto lleva a cabo sus propias tareas, el proyecto podrá darse por completado.
Sin embargo, no todas las tareas que tienes encomendadas forman parte, necesariamente, proyecto. Hay muchas otras que se agrupan en tareas pendientes por realizar y que nos obligan a gestionarlas y priorizarlas junto con las correspondientes a los proyectos en marcha. Para lograrlo tenemos a nuestro alcance diversas aplicaciones que resultan de utilidad para saber lo que tienes pendiente de hacer y para cuándo deberías acabarlo.
Sin embargo, la gestión de proyectos tiene un nivel de complejidad mayor que no suelen incorporar las aplicaciones habituales de gestión de tareas. A continuación se mencionan algunas de esas áreas que añaden mayor complejidad y que deben ser consideradas en la gestión de los proyectos:
- Estimación de las tareas. Es preciso determinar cuál será la duración estimada y su impacto en la duración del proyecto en su conjunto.
- Programación de las tareas. Se ha de identificar la persona a la que se le asigna la tarea, asegurando que dispone de las capacidades para desarrollar y entregarla a tiempo.
- Planificación de los recursos y capacidades. Se trata de establecer que el equipo responsable pueda disponer de los recursos necesarios para llevarlo a cabo.
- Gestión del portafolio de proyectos. Es necesario poder determinar cuáles son las prioridades entre los distintos proyectos y repartir adecuadamente los recursos para cada uno de ellos.
- Gestión de los riesgos. Se han de poder evaluar la progresión de cada proyecto e identificar los riesgos para poder prestarles, en caso necesario, la atención correspondiente.
Desgraciadamente la mayoría de las estrategias se estrellan cuando llegan a este nivel. La gestión de proyectos y tareas tiene un valor fundamental y no creo que se le preste la debida atención. El entorno de las redes profesionales puede ser un paso muy favorable para ayudar a los miembros de equipos a colaborar y completar con eficacia sus tareas.
¿Cómo lo llevas tu…?
