¿Te sientes desbordado…? ¡Organízate!
No está de más repasar los comentarios que en este artículo del NYT hace David Allen y que trata de ayudarnos a recuperar la productividad.
Parte de la consideración de la siguiente paradoja: pese a los avances de las tecnologías muchos profesionales podríamos sentirnos cada vez menos productivos, con más dificultades para llevar a cabo un trabajo bien hecho.
Necesitamos seguir un conjunto de buenas prácticas que nos permita controlar, clarificar y organizar todas las demandas que nos acosan a diario. De ellas obtendremos el tiempo necesario para pensar, reflexionar y tomar decisiones.
La mejora de la productividad en las organizaciones no siempre se traslada a mejoras de productividad individual. Necesitamos integrar el caos en el que hemos de movernos y centrarnos en los aspectos más importantes: objetivos, valores y resultados. Hemos de encontrar un tiempo para reflexionar, para reorientar los recursos que nos permitan alcanzar resultados y aprender a decir que no a lo menos importante.
Para lograrlo nos ayudarán estas cosas:
- Pon por escrito todo lo que requiere tu atención, tanto en lo profesional como en lo personal. Puede parecer dificultoso pero te ayudará a estar centrado y a controlar mejor.
- Decide lo que cada tarea representa para ti, los resultados que buscas y las acciones necesarias. Trata de aplicar la “regla de los dos minutos”: toda acción que pueda acabarse en dos minutos debe llevarse a cabo de inmediato.
- Organiza en un lugar apropiado tu lista de tareas: correos que has de enviar, llamadas a realizar, reuniones que has de cerrar, y actividades por completar.
- Periódicamente revisa, analiza y actualiza el inventario de tus compromisos e intereses. Reserva dos horas a la semana para ordenar, poner al día y reflexionar sobre tu trabajo, metas personales, compromisos y actividades.
- Despliega de manera adecuada la atención que dedicas a cada asunto y los recursos de que dispones.
La mayoría de profesionales caemos en el error de actuar sobre lo que nos presiona de modo más inmediato, en vez de actuar de manera consciente siguiendo las orientaciones anteriores. Y esto acaba por determinar nuestra productividad.
Las exigencias no harán más que crecer. Por tanto, miremos de tomar las riendas de nuestra actividad o nos encontraremos paralizados.
Otras notas relacionadas:
¿Qué te hace perder tiempo?
No puedes perder tiempo
¿Necesitas más tiempo…?
Una entrada como la de hoy es justo lo que me hacía falta. Me pongo en marcha, para no paralizarme. Qué tengas buen día y.. ¡Gracias!.
Muchas gracias Paco.
Necesito mejorar muchísimo en este campo y esta es una buena guía. Además, has dado en un punto clave para mi trabajo: » Necesitamos integrar el caos en el que hemos de movernos y centrarnos en los aspectos más importantes» y «La mejora de la productividad en las organizaciones no siempre se traslada a mejoras de productividad individual».
Me pongo a ello (si me dejan… es broma)