Arreglando la dispersión
Si en los dos días pasados hemos considerado el efecto negativo de la multitarea en el funcionamiento individual y de los equipos, hoy veremos el impacto en las organizaciones y como arreglarlo.
Hay que empezar recordando que la responsabilidad del directivo es garantizar la productividad de los profesionales para cumplir con sus responsabilidades. Y a diferencia de épocas pasadas, el trabajo requiere hoy creatividad, aplicación de criterios y elaboración de juicios, cosas que no pueden realizarse sin la concentración adecuada.
La dispersión que afecta a los profesionales tiene para las organizaciones unos efectos que se amplifican debido a que:
- Los proyectos son hoy el resultado de los trabajos de grupos más que de individuos.
- Las distracciones ocasionadas por la actitud de multitarea de unos, disminuye la concentración, reduce la calidad y retrasa el trabajo de otros.
- La falta de concentración de los directivos retrasa la toma de decisiones o se toman de manera apresurada tras un análisis superficial.
- Todas las tareas parecen urgentes, con lo que no se asignan adecuadamente recursos a los temas críticos y se abordan problemas de manera equivocada.
En conjunto se calcula que la productividad de la organización se reduce a la mitad.
No obstante, es posible poner en marcha remedios contra la multitarea que permitirán a profesionales y directivos ganar en productividad y eficacia:
- Establece con claridad y coordina el nivel de prioridades de las tareas para que la gente pueda centrarse en ellas y llevarlas a cabo hasta el final sin interrupciones.
- Reduce a la mitad el número de proyectos en marcha. Menos proyectos comporta menos tareas simultáneas y, por tanto, menos confusión sobre el nivel de prioridades.
- Pon en marcha proyectos con la preparación adecuada y disponiendo de todo lo necesario (objetivos claros, recursos necesarios, especificaciones, etc.)
Y armarse de paciencia, pues el vicio está muy arraigado.
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