Blog de Estrategia Empresarial de Paco Guillén

Está comprobado que, si realizas un trabajo profesional, basado en la aplicación de conocimientos, empleas excesivo tiempo y energías en la gestión de la bandeja de entrada de tu correo electrónico. Hay estudios que lo cifran en media, en un 28% de tu tiempo. A esta disfunción se ha llegado como consecuencia de utilizar el correo como la herramienta primordial para mantener conversaciones, intercambiar ideas, transmitir información, avisar las reuniones, o compartir imágenes, vídeos y documentos. El buzón de entrada se ha convertido en la opción más cómoda para que todo el mundo te haga llegar sus peticiones, que además es capaz de absorber más entradas que si las atendieras en persona. De la necesidad de reducir esta carga de trabajo han surgido innumerables aplicaciones, herramientas, métodos o extensiones que intentan ayudar a lograrlo. Son tantas las sugerencias que se proponen para aumentar la productividad que es difícil seguirlas todas; pero entre las más recomendables y establecidas están las siguientes: Consultarlo sólo dos o tres veces al día y asignar tiempos concretos para trabajar en él. Establecer reglas para que los correos se ordenen a su entrada de manera automática. Definir con claridad el campo del asunto para poder recuperarlos con rapidez y facilidad. Tener todos los correos archivados para poder trabajar con orden y concentración. Disponer de un sistema de recordatorio para acceder a correos importantes pendientes. Utilizar códigos de colores para determinar prioridades. Transformar los correos en tareas de modo que ninguno se quede sin atender. Disponer de plantillas para simplificar la redacción de correos similares y habituales. Darse de baja de listas de correos innecesarias. No escribir más de dos párrafos o cinco frases en cada correo. Tienes que asegurarte que el tiempo que dedicas a los correos sirve para algo,...

Cuando en el entorno laboral se habla de creatividad, con frecuencia lo que se busca es la manera de encontrar ayuda para mejorar la capacidad de ejecutar, de actuar con mayor eficacia. El origen de esa limitación se suele atribuir al entorno de la organización, a su dimensión, reducida o excesiva, a los directivos, poco competentes, o a los procesos establecidos, que impiden operar adecuadamente. Pero en vez de repartir las culpas, lo más sensato es asumir responsabilidades. A la vez que se debe reconocer que no hay un lugar de trabajo prefecto, también hay que aceptar que la mayoría de los retos son de índole personal. Es la actuación de la persona individual lo que determina aquello que se hace y la calidad con que se hace. En último extremo, lo que determina la eficacia es la capacidad para completar rutinas personales, para actuar de manera proactiva y no reactiva, para mejorar los hábitos de trabajo. Por eso es conveniente reflexionar sobre la manera de trabajar. Aunque todos anden muy ocupados, es imprescindible parar para analizar el modo en que se desarrollan las tareas y la manera de mejorarlas. Y en cualquier caso has de hacerlo en lo personal. Lo peor de cualquier rutina es que se sigue de modo inconsciente y es fácil acabar a merced de unas circunstancias cambiantes que condicionan el modo de trabajar. El estar continuamente conectado e informado se vuelve un inconveniente en la medida en que limita la posibilidad de pensar y actuar según los propios criterios. Pero la solución pasa por uno mismo. Puedes rendirte y acomodarte, dejarte arrastrar por los acontecimientos, o auditar tu manera de trabajar y asumir la responsabilidad de arreglarla para que responda a tus intereses. Sólo así podrás dejar huella en...

Hemos creado un entorno de trabajo y de vida que reproduce nuestro estado de alerta consciente. Buscamos estar conectados con todos y en todo momento para compartir nuestras ideas; y de esa necesidad nació y creció Internet. Eso tiene buenas y malas consecuencias. Nos conduce a la vez a estar centrados y distraídos. Pero el problema no es de la tecnología sino de nuestra incapacidad para desconectar de ella. Antes de que unas circunstancias graves te obliguen a ello, has de aprender a practicar de manera regular la desconexión. Idealmente, un día sabático a la semana de desconexión total. Actuar así te permitirá entrar en un estado de conciencia distinto, ajeno al trabajo y a la información de terceros. Es un modo de hacer un reset a la mente para recuperar el equilibrio. Quienes lo practican afirman experimentar cambios profundos en su vida: viven más el presente y la relación con las personas a las que aprecian, son más creativos y conscientes de la realidad, de aquello que es verdaderamente importante. Esta práctica debe complementarse con una programación diaria más ordenada del acceso a las tecnologías de comunicación para asegurar la eficacia y la productividad en unos tiempos de alta exigencia. Y lo mismo cabe decir del criterio de selección de las personas a seguir en las redes sociales. No vale dejar que los pensamientos de cualquiera contaminen tu mente e influyan en tus...

Hace unos días comentaba el papel de las herramientas de las redes sociales para su aplicación a la resolución de problema estratégicos. En concreto, mediante el estímulo de la participación de los empleados en el proceso de formulación de la estrategia. Pero las posibilidades van mucho mas allá, como por ejemplo: Una plataforma digital interna permite la colaboración de personas de distintos departamentos de la empresa en proyectos comunes de creación de valor. Lo que parece una obviedad no suele ser tan sencillo de conseguir por la tendencia de las unidades funcionales a trabajar de manera aislada y en condiciones de competencia con los demás. Grupos de clientes especialmente cualificados pueden ser determinantes del cambio interno con sus comentarios y observaciones acerca de las características de los productos y servicios ofertados. La plataforma digital puede ser el modo de recoger su experiencia respecto al modo de operar de la empresa y ser el canal por el que recibir ideas concretas que mejoren la propuesta de valor. Los representantes y vendedores pueden utilizar esa plataforma digital para transmitir y recibir de manera inmediata informaciones relevantes para fortalecer su acción comercial. De este modo el desempeño de la fuerza de ventas puede seguirse y reorientarse en respuesta a circunstancias variables del mercado de manera más inmediata y eficaz. En cualquier caso, la utilización de aplicaciones de redes sociales para dispositivos móviles son una manera sencilla y económica de estimular el compromiso y la asunción de responsabilidades para la creación de valor, tanto para grupos internos de la empresa como para partícipes externos. Los directivos debieran impulsar la implantación de estas tecnologías para ganar transparencia, promover el cambio y responder con agilidad, factores que contribuyen a generar confianza entre colaboradores y clientes. El continuo avance de la...

La colaboración desinteresada que se observa en el entorno de las redes sociales aún no encuentra su lugar en el entorno institucional o empresarial. La reciprocidad en el entorno laboral parece sometida y limitada al cálculo de sus efectos sobre el propio interés en el corto plazo. Este fenómeno se pone de manifiesto en la falta de compromiso para recompensar el esfuerzo y la lealtad a la empresa. Parece no existir la obligación moral de corresponder a esa dedicación extraordinaria de algunos que trabajan en ella. Pero esta actitud se acompaña de consecuencias negativas. Las empresas que no reconocen esa necesidad de corresponder a la fidelidad de sus empleados están invitándoles implícitamente a abandonar. Lo mismo cabe de decir respecto al desarrollo de unas relaciones interpersonales estrechas y de confianza. Un trato inapropiado o injusto generará una actitud individualista, menor implicación y escaso compromiso con el trabajo, lo que afectará negativamente a la productividad y el desempeño. En el momento actual, esa política de cálculo e ingratitud carece de sentido cuando en el contexto social en que nos movemos cada vez se observan más ejemplos de actuaciones que se caracterizan por una colaboración desinteresada. Incluso las mismas herramientas de trabajo que están empiezan a difundirse por la organizaciones se basan en el trabajo conjunto y promueven la colaboración y la transparencia. Es cierto que aún hay un largo camino por recorrer, pero el sentido del mismo ya está trazado. No es sólo que la productividad del grupo multiplica la de los individuos aislados, sino que la propia viabilidad institucional depende de asegurar la vinculación de quienes trabajan en ella....

Esta nota es para confirmar el inicio el día 10 de Marzo de una nueva edición del programa de Coaching Individual 7×52. Es un compromiso de acompañamiento durante todo un año para el desarrollo de competencias personales y profesionales. En conjunto se reciben unas 1.200 notas y ejercicios que tratan sobre Logro de Objetivos, Motivación, Fuerza de Voluntad, Personalidad, Productividad, Disciplina, etc. Y yo estoy disponible para cualquier aclaración o solución de problemas cuando sea necesario. Encontrarás información complementaria en este PDF. Gracias por colaborar a su difusión entre aquellos colaboradores o amigos que crees que podrían beneficiarse de este...

No puedes abordar todos tus compromisos con la misma intensidad. No puedes multiplicar tu tiempo. Habrá asuntos sobre los que pasarás con rapidez y de forma superficial y otros a los que habrás dedicar toda tu atención y durante un largo rato. ¿Tienes claro que no puedes tratar todo ni a todos por igual? ¿Se refleja eso en tu agenda diaria?...

Atrévete a usarlo. No te lances a tareas o reuniones sin un programa claro, ni saltes de una actividad a otra sin concierto. Haz una estimación de cuánto ha de durar cada uno de tus compromisos, asígnales bloques de tiempo y trata de ganar al cronómetro en su realización. Ganarás en concentración, productividad y eficacia....

¡Bienvenido al año 2015! Para aprovechar desde el inicio este año que está en tu mano hacerlo particularmente señalado, te propongo estos tres programas para el desarrollo de competencias durante el primer trimestre: En Enero: Logro de Objetivos En Febrero: Autodominio Y en Marzo: Productividad   Para incorporarlas de manera eficaz te propongo dos opciones no excluyentes: Seguir el programa on line, desde tu ordenador y mediante una aplicación que podrás descargar en tus dispositivos móviles. Durante los 21 días generalmente aceptados como necesarios para desarrollar un nuevo hábito o competencia, recibirás diariamente materiales y ejercicios para trabajar a tu conveniencia durante 30 o 45 minutos. Asistir a una jornada de trabajo (8 horas) en alguno de los lugares donde está previsto ofrecer estos programas (más abajo podrás reservar tu plaza) El importe de estas opciones es: Programa on line: 125 € Programa presencial: 250 € (incluye además el seguimiento on line) Podrás optar si lo deseas a la bonificación de esos importes con las ayudas existentes para la formación empresarial. Para subscribirte a la versión on line del programa acude a estos enlaces: Logro de Objetivos Autodominio Productividad   Estos son los lugares donde está previsto ofrecer el programa. Puedes reservar tu plaza en el enlace de la fecha que te interese: Logro de Objetivos Autodominio Productividad Madrid 14 de Enero 2 de febrero 2 de Marzo Barcelona 16 de Enero 6 de febrero 6 de Marzo Valencia 19 de Enero 9 de febrero 9 de Marzo Santander 23 de Enero 13 de febrero 13 de Marzo Sevilla 26 de Enero 16 de febrero 16 de Marzo Málaga 27 de Enero 17 de febrero 17 de Marzo   Y si deseas que alguno de los programas se haga exclusivamente para los miembros de...

No es que contar con determinadas rutinas sea bueno en teoría; es que funcionan en la práctica. Hacen la vida más llevadera, y tus acciones más eficientes y eficaces. De hecho, cuantas más rutinas desarrolles más eficacia ganarás. Las rutinas te liberan de tener que sopesar una y otra vez tantos pequeños detalles. Se convierten en los buenos hábitos que gobiernan tu comportamiento y liberan tu mente y tu espíritu para que puedas avanzar y crecer. ¿Cuántas has incorporado? ¿Qué nuevas podrías desarrollar?...