Blog de Estrategia Empresarial de Paco Guillén

La pregunta puede parecer una obviedad a la vista de las noticias que lees cada día en la prensa. Si embargo es preciso recordar que la confianza en uno mismo es algo interior y que no debe excusarse en la incertidumbre del entorno. Confiar en uno mismo es sentirse contento por lo que uno es, por lo que hace y por las propias capacidades. No todos respondemos de la misma manera. Muchas personas manifiestan distintos niveles de confianza dependiendo de las circunstancias por las que atraviesan. Hay algunas que demuestran confianza todo el tiempo, mientras que en otras este sentimiento aparece y desaparece. Estos son algunos signos que se encuentran en las personas que carecen de confianza en ellas mismas: Dudan de su capacidad para desarrollar bien una tarea o incluso hacer su trabajo. Padecen un miedo continuado a que se descubra que no saben nada. Se minusvaloran a sí mismas con un discurso interno desmoralizador referido a su falta de capacidades o a los errores que han cometido. Carecen de autoestima e incluso llegan a auto despreciarse. Rechazan cualquier refuerzo positivo, afirmando que quien se lo da ignora cuan inútiles pueden llegan a ser.   En los momentos actuales es muy oportuno ser capaz de identificar la posible pérdida de confianza entre la gente con la que trabajamos o incluso en nosotros mismos. Es obligado desarrollar y mantener esa seguridad interior. La necesitamos para poder sobrellevar cualquier contratiempo y saber que disponemos de las capacidades para poder gestionar lo que nos depare el futuro. La confianza interna se expresa también en la forma de relacionarse. La persona con confianza en sí misma se muestra relajada, natural y espontánea con quienes le rodean. Pero tener confianza no basta para ser capaz de conectar con...

Si en los dos días pasados hemos considerado el efecto negativo de la multitarea en el funcionamiento individual y de los equipos, hoy veremos el impacto en las organizaciones y como arreglarlo. Hay que empezar recordando que la responsabilidad del directivo es garantizar la productividad de los profesionales para cumplir con sus responsabilidades. Y a diferencia de épocas pasadas, el trabajo requiere hoy creatividad, aplicación de criterios y elaboración de juicios, cosas que no pueden realizarse sin la concentración adecuada. La dispersión que afecta a los profesionales tiene para las organizaciones unos efectos que se amplifican debido a que: Los proyectos son hoy el resultado de los trabajos de grupos más que de individuos. Las distracciones ocasionadas por la actitud de multitarea de unos, disminuye la concentración, reduce la calidad y retrasa el trabajo de otros. La falta de concentración de los directivos retrasa la toma de decisiones o se toman de manera apresurada tras un análisis superficial. Todas las tareas parecen urgentes, con lo que no se asignan adecuadamente recursos a los temas críticos y se abordan problemas de manera equivocada.   En conjunto se calcula que la productividad de la organización se reduce a la mitad. No obstante, es posible poner en marcha remedios contra la multitarea que permitirán a profesionales y directivos ganar en productividad y eficacia: Establece con claridad y coordina el nivel de prioridades de las tareas para que la gente pueda centrarse en ellas y llevarlas a cabo hasta el final sin interrupciones. Reduce a la mitad el número de proyectos en marcha. Menos proyectos comporta menos tareas simultáneas  y, por tanto, menos confusión sobre el nivel de prioridades. Pon en marcha proyectos con la preparación adecuada y disponiendo de todo lo necesario (objetivos claros, recursos necesarios, especificaciones,...

Me temo que es la única manera de arreglar las reuniones. Si lo habitual ya era que estuvieran mal dirigidas y gestionadas, el virus de la multitarea que afecta ahora a los asistentes a las mismas las ha acabado de rematar. Aclaro…: La causa no está en la reunión, sino en el comportamiento de los que participan en ellas. Quienes ya acuden con la idea preconcebida de que será de poca utilidad, miran de hacer y pensar otras cosas a la espera del momento de recibir la palabra. Con la auto excusa de ser más productivos, algunos participantes se dedican a leer los correos, enviar mensajes o navegar por Internet desde el móvil o el ordenador. El resultado es una absoluta pérdida de tiempo tanto individual como del equipo y la total ausencia de resultados. Sin entrar aquí en los métodos para gestionar unas reuniones eficaces, estas propuestas te ayudarán a arreglarlas si te pones pesada(o): Exige que los asistentes acudan sin teléfonos o que los apaguen antes de comenzar la reunión. Ha de ser una regla fundamental de su funcionamiento. Programa reuniones más cortas, de 45 minutos, para ganar en intensidad y que todos puedan mantener la concentración. Empieza y acaba las reuniones con puntualidad.   No será fácil. Dada la inercia existente tendrás que ponerte seriamente pesada. A cambio, trata de hacerles la vida más fácil a tus colaboradores: No exijas siempre respuestas inmediatas y a toda hora. Se ven interrumpidos de continuo y les impides centrarse en sus prioridades. Asegúrate de que encuentran algunos momentos para descansar y relajarse. Les ayudará a recuperar fuerzas y mejorar su rendimiento.   Mira que hacer algo porque la situación se vuelve penosa. Y la organización se resiente, como veremos mañana.   Otras notas relacionadas:...

Hoy toca repasar algunas propuestas para evitar caer en la situación de la “multitarea”: Empéñate en hacer una sola cosa cada vez. Es la clave de la productividad. Date un tiempo de 20 minutos para trabajar en un asunto y al acabar decide si sigues con ellos o cambias a otra cosa. Hacerlo de este modo te permitirá cobrar avanzar con eficacia en los proyectos que llevas entre manos. Reserva en tu agenda periodos de tiempo para trabajar concentrado. Si no lo haces nunca encontrarás el tiempo necesario para trabajar en profundidad en un tema. Su duración: entre 90 minutos y las dos horas. Cambia después a otra actividad. Elimina todo lo que pueda distraer tu atención. Apaga del todo el teléfono. Cierra la aplicación de correo electrónico y demás aplicaciones de mensajería. Si estás en el ordenador, cierra aquellas aplicaciones en las que no estés trabajando. Evitarás distraerte con los avisos que puedan generar esos programas. Controla la imaginación. Quizás sea lo más difícil. Si se te ocurren ideas o acciones, anótalas en un papel y vuelve a la tarea fundamental. Cuánto más rápidamente lo hagas menos concentración perderás. Haz lo más importante a primera hora de la mañana, preferiblemente sin interrupciones. Establece cada semana unas citas regulares y programadas para pensar más a largo plazo, creativa o estratégicamente. Tómate unas vacaciones. Es importante que lo sean de veras, es decir,  que aproveches para desconectar del trabajo. Y hazlo periódicamente, repartidas en varias ocasiones durante el año. Bastarán unos pocos días cada vez.   Además cuida el ambiente del lugar de trabajo. Busca uno relajado y que te permita pensar con tranquilidad. Mejor si es un espacio privado y resístete a cualquier deseo de distraerte hasta que llegue el momento que te has...

No te lo tomes a mal, no me refería a ti en particular. Me lo decía a mí mismo y a muchos otros con los que me encuentro cada día. Pero, por si puede ayudarle a alguien que conozcas, sigue leyendo. El uso constante y desordenado que hacemos cada día de los distintos dispositivos electrónicos, afectan muy negativamente a nuestro desempeño profesional y contribuye directamente al desgaste personal y a ese sentimiento de estar siempre desbordados: leer correos mientras hablas por teléfono, enviar mensajes mientras asistes a una reunión, consultar actualizaciones en las redes sociales mientras te hablan… Pasamos demasiadas horas seguidas tratando simultáneamente demasiadas cosas. Y si además estás entrenado (enviciado), incluso puedes haber perdido algunas referencias, como cuándo parar o hasta dónde llegar. Toda esa dispersión tiene muchos costes: El primero el de tu productividad. Al dividir tu atención entre múltiples actividades en lugar de centrarte plenamente en una de ellas te comporta tener que dedicar significativamente más tiempo para acabar cada una de ellas. Algunos cifran en un 25% de más ese tiempo extra necesario. También representa un consumo de energía mayor, lo que hace que acabes más cansado al final del día y que tu capacidad de rendimiento en las últimas horas descienda notablemente. Tu imagen profesional también se ve afectada. La capacidad de empatía en las relaciones personales se vuelve nula y tus interlocutores se llevan una impresión muy negativa por la imposibilidad de proporcionarles la atención que te reclaman.   Y como este problema afecta a muchas personas, el impacto en los resultados de las organizaciones es extraordinario, aunque pocos se ocupen de evaluarlo o gestionarlo. Suele decirse el cerebro humano no está preparado para actuar en modo multitarea. Esto no es del todo cierto, pues son muchas...

Estoy leyendo el libro de Christensen, Allworth y Dillon “How will you measure your life”. Su origen está en el impactante discurso de Christensen en la graduación de los alumnos de la Escuela de Negocios de Harvard de 2010. El conferenciante, persona religiosa y que acababa de superar un cáncer, comparte con ellos las líneas maestras que a él le han ayudado a encontrar sentido a su vida. Creo que debes leerlo, pero mientras te llega te avanzo algo de lo que podrás encontrar en él. Pon un fin en tu vida. Tener un propósito claro para tu vida es esencial. Si no se tiene, la vida se queda vacía de contenido. Lograr esa meta ha de estar en el centro de tus decisiones acerca del modo en que ocupas tu tiempo, usas tus talentos y gastas tus energías. Sin embargo, ese propósito no se suele tener claro si no dedicas un tiempo largo e intenso a reflexionar sobre él. Dominar la propia profesión es importante, pero no deja de ser más que una herramienta para lograr tu propósito. Distribuye con inteligencia tus recursos. La estrategia que orienta el desarrollo de tu vida viene determinada por tus decisiones sobre el modo en que asignas tu tiempo, tus esfuerzos y tus conocimientos. Quienes persiguen la excelencia en la carrera profesional con frecuencia sacrifican la dedicación a su familia, pese a que en ella es donde encontrarían la fuente más segura de la felicidad. Crea tu propia cultura. Ella orienta el modo en que se abordan los problemas y se establecen las prioridades. La cultura, en la empresa y en la familia, puede construirse de manera consciente o bien evolucionar de manera inadvertida. No compensa dejarlo al azar. Cómo sea el desarrollo de los hijos, igual que...

Si los días anteriores ponía el énfasis en la actitud y el esfuerzo personales para afrontar la crisis y sus consecuencias, hoy insisto en al conveniencia de no hacerlo sólo. Por un lado, aquello que crees que puedes hacer por ti mismo, dos lo hacen mejor. Llegarás antes y más lejos si colaboras con otro que si trabajas en solitario. Por otro lado, los conocimientos de que dispones no son suficientes para hacer bien tu trabajo. Sin duda necesitas de la contribución de otros. Has de identificar por tanto con quienes vas a trabajar. Las ventajas son numerosas: Os reforzaréis y complementareis mutuamente. Ampliará el ámbito de capacidades, experiencia y personalidades. Con su ayuda tendrás la oportunidad para desarrollar nuevas capacidades Aumenta la disponibilidad de cada uno para asumir más riesgos y permite afrontar proyectos más ambiciosos y complejos que a ti solo te resultarían mas difíciles Recibirás nuevas opiniones y soluciones a considerar y por tanto más posibilidades para reflexionar y seleccionar alguna mejor que la tuya. Se asignarán las responsabilidades en razón de la experiencia y disponibilidad de tiempo. El compromiso adicional y recíproco con la calidad, os permitirá llegar a resultados más destacados. Te permitirá poner a prueba tus ideas y propuestas lo que te hará ganar en seguridad a la vez que consolidas la relación. Tendréis más ojos para detectar errores, corregir desviaciones y más manos para ejecutar soluciones que serán más sólidas. Ganarás en satisfacción personal. Tendrás mayor motivación para realizar un buen trabajo en vez de tener que hacerlo todo por uno mismo. Aumentará el sentido de propiedad de la acción y la asunción de responsabilidades al tener que dar cuenta a otro. El compartir información ayudará a incrementar el aprendizaje y la profundidad del conocimiento. Os obligará...

Y hoy acabo con las propuestas de estos últimos días para afrontar los restos de los tiempos actuales. O no…(?) Con amabilidad. Sé amable con todo el mundo. También con los que  se toman la molestia de darte su opinión aun que no te resulte agradable. Cuida tus maneras y disculpa los malos modales de los otros seguramente debidos a la presión que soportan. Si las cosas salen bien agradéceselo a los que te acompañan y si salen mal asume tu la responsabilidad. Respeta a los demás. Olvídate de perseguir culpables; no conduce a nada y genera descontento. Sé amable, pero no escondas la realidad ni camufles la verdad. La capacidad de resistencia de las personas es extraordinaria, pero las mentiras desmoralizan. Descubre el sentido de la palabra detallista. Quizás puedas redescubrir las flores. Elogia los logros de tus colaboradores. Celebra los pequeños éxitos como si fueran grandes victorias. Pide disculpas. Repasa esas llamadas todavía pendientes y arregla la situación. Muéstrate agradecido con quienes hacen un trabajo importante pero poco sobresaliente. Muéstrate cortés y paciente incluso con los mal educados. Son tus clientes. Evita el rencor o el sarcasmo. Nadie los digiere bien, tu el primero.   Y reza… Pareciera no estar de moda pero no es cierto. Hasta Bruce, The Boss, se apuntaba a ello en Barcelona el jueves pasado para pedir la llegada de tiempos mejores. Lo viene haciendo la humanidad desde que el mundo es mundo. Unos nos dirigimos hacia el Sagrario y otros hacia la Meca. Unos recitan la Torá y otros agitan campanillas y queman incienso. (Tristemente también hay locos que se orientan hacia el Mal…). Todos buscamos alguien que nos ayude a suplir lo que con las propias fuerzas no podemos lograr. Cada uno es libre de dirigirse...

Ten firmeza Dudaba si utilizar firmeza o exigencia, ya que este último término suele herir susceptibilidades. Trataré de que no se malinterprete lo que quiero decir, pero en todo caso aviso que los tiempos actuales admiten contemporizar poco. Lo cual no está reñido con crear un buen entorno de trabajo y de relación (como veremos mañana). Hoy se trata de destacar las siguientes iniciativas, para con uno mismo y con los demás: No dejes sin respuesta ni siquiera a los problemas más pequeños. Haz las cosas bien a la primera para evitar repeticiones, llegar tarde a los plazos o pasarte de presupuesto. Reconoce lo que se debe mejorar y pon en marcha las iniciativas de cambio correspondientes. Sube el listón, mantén la exigencia y evalúa el desempeño. No se trata de pasar las pruebas sin más, sino de destacar. Lleva un control de las actividades y mide el rendimiento de los colaboradores asegurando que se cumplen unos estándares altos. Crea un entorno de trabajo ordenado, predecible, con expectativas claras. Concreta los compromisos en las reuniones y ponte plazos de tiempo muy cortos, con tareas para completar en el mismo día y en 24 horas. Presta atención a los detalles, revisa cuantas veces sea necesario, simplifica. Asegúrate de tener al cliente en el centro de la estrategia y con sus necesidades bien atendidas. Asume tus responsabilidades. Vence las resistencias al cambio del modelo de negocio o de la organización. Todo esto sin perder la visión general, sin generar estrés, sin limitar la creatividad o la capacidad de iniciativa, evitando estar excesivamente encima de los detalles y coartando la autonomía, Se trata de luchar contra el conformismo.   Otras notas relacionadas: Tu eres la solución (4) Tu eres la solución (3) Tu eres la solución (2)...

Vamos con la tercera propuesta para despertarte y alejarte del pesimismo imperante. Recuerda, llevamos tres: Pon un esfuerzo extraordinario, Sé profesional, Muéstrate confiado. Y la de hoy…: ¡Muévete! Adopta una actitud proactiva y no reactiva. Lo que te ocurre no depende tanto de lo que te rodea, ni se debe a unas circunstancias imponderables, sino que resulta de lo que tu decides hacer, de las iniciativas que emprendes. Está en tu mano llevar a cabo todo lo que viene a continuación: Haz crecer tu red de contactos. No menosprecies a nadie, no puedes tener prejuicios, muchos te sorprenderán. Es mucho lo que te pierdes por no conocer a más gente. Mantén el contacto, cultiva la relación. Usa el teléfono, envía un correo, queda para comer o hacer deporte… Tienes que conocerles mejor. Visita a clientes, hoy, cada día, siguiendo tus prioridades, y lleva la cuenta… Cambia de rutinas, invéntate cosas atrevidas, descubre nuevas perspectivas. Ni se te ocurra pensar que ya “estás bien” o que “estás amortizado”. Haz algo que no hayas hecho en mucho tiempo. O algo que nunca hayas intentado o experimentado. Explora nuevos terrenos. Investiga posibles oportunidades. Revisa tu agenda. Si analizas en qué ocupas tu tiempo quizás descubras que no te estás dedicando a lo que debes. Busca alguien que te asesore y te acompañe en el cambio. Ayuda a otros. Empieza por tus colegas y colaboradores. Dedica tiempo a echarles una mano o a enseñarles como mejorar. O aprende de los que verdaderamente saben como hacer su trabajo. Suprime cualquier exceso. Abandona aquello que te limita o condiciona. Te sentirás libre nuevamente. Anticípate. Estate atento y aborda los posibles problemas antes de que se manifiesten con toda su fuerza. Toma precauciones. No te acostumbres a convivir con los problemas....