Organización y Personas

Hablábamos ayer de la importancia del rol del tutor en algunas empresas. Decíamos que algunas organizaciones otorgaban mucha fuerza a este rol, esperando que el tutor se focalizara al acompañamiento y desarrollo del empleado, a lo largo en su carrera profesional en la empresa.

Hoy queremos compartir algunas ideas a considerar si os corresponde en algún momento ejercer de tutor:

• El tutor debe orientar al empleado tutorizado aportando su visión externa e independiente, por lo que es conveniente mirar al profesional con la visión mas amplia y objetiva posible. Se espera del tutor que aporte una visión de conjunto, mas allá de los aspectos de detalle del día a día con los que habitualmente se enfrenta el empleado.
• Es conveniente conocer bien a la persona tutorizada para contribuir a su desarrollo de la forma mas eficiente posible. Para ello el tutor deberá poner interés en conocer los aspectos profesionales y humanos de la persona, las competencias en las que destaca y las que no, las evaluaciones del desempeño recibidas y, las inquietudes que éste pueda tener.
• Ser tutor no significa ser un solucionador de problemas o un responsable de ejecutar determinadas tareas en nombre del empleado. Cuando hacemos eso poco contribuimos a su desarrollo. Si que se espera del tutor que ejerza de facilitador, pero intentando que sea el propio empleado el que encuentre su camino como consecuencia del acompañamiento recibido del tutor y de sus propios managers.
• El rol de tutor no se puede ejecutar con prisas. Si esto ocurre mejor suspender la reunión y realizarla en otro momento. El tutor debe ser generoso en el tiempo dedicado a la escucha y entendimiento de las circunstancias que afectan al tutorizado, así como en aportarle su visión y acompañamiento. Es importante evitar el tratar de acelerar la reunión pasando rápidamente a las conclusiones sin invertir previamente el tiempo necesario.
• No existe un número de reuniones o encuentros a mantener con el empleado tutorizado. La norma general es estar a disposición de la persona para el apoyo que pueda requerir. Ahora bien, si después de un tiempo el empleado no muestra necesidades de apoyo, es conveniente ser proactivo como tutor y ponerse en contacto con él; el factor tiempo, la timidez o las circunstancias puede que estén impidiendole solicitar un apoyo que necesita.
• También mencionar que, el rol del tutor puede ser una excelente vía para comunicar aspectos organizativos o internos y, para recibir feedback del empleado de los aspectos relacionados con su puesto y con la propia organización.

Una práctica en determinadas organizaciones es asignar a los empleados en el momento de su incorporación un tutor que les acompañe en su aterrizaje en la empresa y puesto. Dicho tutor puede ser un compañero con mas experiencia, un responsable de área, o un manager o directivo. En definitiva, alguien con conocimiento y dominio de los aspectos internos de la organización y/o el puesto.

El objetivo es que el empleado pueda contar con alguien en quien apoyarse para aprender los aspectos mas operativos del día a día de su actividad, resolver las dudas que le puedan surgir y, aprender los aspectos clave de la cultura de la compañía. Sin necesidad para ello de recurrir constantemente a su jefe directo o alguien dentro de la estructura jerárquica donde esta situado.

De hecho, por razones de disponibilidad y eficiencia, la relación con el jefe directo es mas habitual que se focalice a aspectos relacionados con el contenido del puesto, dejando para el mencionado tutor los aspectos operativos, administrativos o de organización interna de la empresa, propios del día día.

Existen organizaciones que llevan incluso más lejos la figura del tutor, otorgándole un rol permanente a lo largo de la carrera profesional del empleado y no solo en el momento de su incorporación. En estos casos el tutor suele ser un manager o alguien con una categoría profesional superior, de quien se espera pueda ejercer un rol de coach del empleado a lo largo del tiempo y, contribuir a su desarrollo profesional con su acompañamiento.

En general, cuando se dispone de esta figura y se implanta de una forma concienzuda, el valor otorgado al empleado es muy elevado ya que éste dispone de una canal de comunicación y, en general de desarrollo, paralelo a la estructura jerárquica donde esta situado. Además el empleado siente que hay alguien mas que se preocupa por él, con un interés auténtico en su encaje y crecimiento dentro de la organización.

Igualmente el valor para la organización es muy importante porque permite potenciar el desarrollo de las personas a través del tutor. Asimismo disponer de más información acerca del empleado y sus circunstancias y, tener una visión paralela por parte del tutor, generalmente independiente y objetiva, de la evolución del colaborador en el puesto y organización.

Hablábamos hace unos días sobre la necesidad de compatibilizar un enfoque mas funcional (tareas del puesto) con otro mas competencial (habilidades, valores, conocimientos) en el plan de formación anual de las organizaciones.

Decíamos que, en principio,  la formación funcional es mas adecuada para personas con menor dominio y experiencia en el puesto y, el enfoque competencial es mas adecuado para personas  mas asentadas y,  que podrán focalizarse a mejorar competencias que les permitan un desempeño excelente.

Aún así, nosotros pensamos que la formación en competencias es en general una inversión de mas valor para la empresa y empleado, por lo que será interesante que los presupuestos formativos se balanceen en mayor medida hacia esta tipología de programas formativos. Algunas de las razones son:

• Las competencias, en general, son mas transversales y el aprendizaje es aplicable potencialmente a diversos puestos de trabajo, haciendo al empleado mas polivalente horizontal o verticalmente. Por ejemplo, formar a un vendedor en como registrar una venta (formación funcional), es aplicable a ese puesto en particular, pero una formación de trabajo en equipo (formación competencial), será aplicable a múltiples puestos de la organización.

• Por esa misma razón la motivación del empleado al recibir ese tipo de programas formativos es muy superior. Entre otras cosas porque, el empleado es consciente de que el crecimiento personal que experimenta como consecuencia de una formación competencial es aplicable en esta y en otras organizaciones a las que se pueda incorporar a lo largo de su carrera profesional. Los programas competenciales que además otorgan algún tipo de titulación refuerzan esta positiva sensación por parte del empleado.

• Las funciones son muy importantes, pero son más fácil de aprender en el puesto de trabajo si el empleado está bien tutorizado y acompañado en los inicios (learning by doing). Por el contrario, la formación en competencias implica romper determinados hábitos, modelos mentales o tendencias naturales, por lo que la persona requerirá y valorará una ayuda formativa externa para experimentar esa evolución.

Como hemos comentado en otras ocasiones un modelo avanzado de gestión por competencias, inducirá a la organización a gestionar sus procesos de desarrollo principalmente por competencias. En ese sentido y como hemos visto, el proceso de formación no debería ser una excepción.