Organización y Personas

Hablábamos ayer de la importancia del rol del tutor en algunas empresas. Decíamos que algunas organizaciones otorgaban mucha fuerza a este rol, esperando que el tutor se focalizara al acompañamiento y desarrollo del empleado, a lo largo en su carrera profesional en la empresa.

Hoy queremos compartir algunas ideas a considerar si os corresponde en algún momento ejercer de tutor:

• El tutor debe orientar al empleado tutorizado aportando su visión externa e independiente, por lo que es conveniente mirar al profesional con la visión mas amplia y objetiva posible. Se espera del tutor que aporte una visión de conjunto, mas allá de los aspectos de detalle del día a día con los que habitualmente se enfrenta el empleado.
• Es conveniente conocer bien a la persona tutorizada para contribuir a su desarrollo de la forma mas eficiente posible. Para ello el tutor deberá poner interés en conocer los aspectos profesionales y humanos de la persona, las competencias en las que destaca y las que no, las evaluaciones del desempeño recibidas y, las inquietudes que éste pueda tener.
• Ser tutor no significa ser un solucionador de problemas o un responsable de ejecutar determinadas tareas en nombre del empleado. Cuando hacemos eso poco contribuimos a su desarrollo. Si que se espera del tutor que ejerza de facilitador, pero intentando que sea el propio empleado el que encuentre su camino como consecuencia del acompañamiento recibido del tutor y de sus propios managers.
• El rol de tutor no se puede ejecutar con prisas. Si esto ocurre mejor suspender la reunión y realizarla en otro momento. El tutor debe ser generoso en el tiempo dedicado a la escucha y entendimiento de las circunstancias que afectan al tutorizado, así como en aportarle su visión y acompañamiento. Es importante evitar el tratar de acelerar la reunión pasando rápidamente a las conclusiones sin invertir previamente el tiempo necesario.
• No existe un número de reuniones o encuentros a mantener con el empleado tutorizado. La norma general es estar a disposición de la persona para el apoyo que pueda requerir. Ahora bien, si después de un tiempo el empleado no muestra necesidades de apoyo, es conveniente ser proactivo como tutor y ponerse en contacto con él; el factor tiempo, la timidez o las circunstancias puede que estén impidiendole solicitar un apoyo que necesita.
• También mencionar que, el rol del tutor puede ser una excelente vía para comunicar aspectos organizativos o internos y, para recibir feedback del empleado de los aspectos relacionados con su puesto y con la propia organización.

Una práctica en determinadas organizaciones es asignar a los empleados en el momento de su incorporación un tutor que les acompañe en su aterrizaje en la empresa y puesto. Dicho tutor puede ser un compañero con mas experiencia, un responsable de área, o un manager o directivo. En definitiva, alguien con conocimiento y dominio de los aspectos internos de la organización y/o el puesto.

El objetivo es que el empleado pueda contar con alguien en quien apoyarse para aprender los aspectos mas operativos del día a día de su actividad, resolver las dudas que le puedan surgir y, aprender los aspectos clave de la cultura de la compañía. Sin necesidad para ello de recurrir constantemente a su jefe directo o alguien dentro de la estructura jerárquica donde esta situado.

De hecho, por razones de disponibilidad y eficiencia, la relación con el jefe directo es mas habitual que se focalice a aspectos relacionados con el contenido del puesto, dejando para el mencionado tutor los aspectos operativos, administrativos o de organización interna de la empresa, propios del día día.

Existen organizaciones que llevan incluso más lejos la figura del tutor, otorgándole un rol permanente a lo largo de la carrera profesional del empleado y no solo en el momento de su incorporación. En estos casos el tutor suele ser un manager o alguien con una categoría profesional superior, de quien se espera pueda ejercer un rol de coach del empleado a lo largo del tiempo y, contribuir a su desarrollo profesional con su acompañamiento.

En general, cuando se dispone de esta figura y se implanta de una forma concienzuda, el valor otorgado al empleado es muy elevado ya que éste dispone de una canal de comunicación y, en general de desarrollo, paralelo a la estructura jerárquica donde esta situado. Además el empleado siente que hay alguien mas que se preocupa por él, con un interés auténtico en su encaje y crecimiento dentro de la organización.

Igualmente el valor para la organización es muy importante porque permite potenciar el desarrollo de las personas a través del tutor. Asimismo disponer de más información acerca del empleado y sus circunstancias y, tener una visión paralela por parte del tutor, generalmente independiente y objetiva, de la evolución del colaborador en el puesto y organización.

Hemos hablado en varios post sobre la importancia del feedback entre directivos y colaboradores. Hemos subrayado la importancia de que éste sea continuado, constructivo, claro y concreto, además de rápido y ligado a hechos observables.

Hoy queremos compartir la importancia de evitar excesivos alardes emocionales en el momento de su transmisión. Un feedback excesivamente emocional nos puede llevar a perder rigor, claridad e incluso proporcionalidad. Todos sabemos que las emociones positivas o negativas pueden llevarnos, en ocasiones, a sobreactuar en un sentido u otro.

Además, en el caso del feedback negativo un exceso de emoción por parte del directivo que lo está trasladando (enfado, dolor, tristeza, etc…) puede hacer perder receptividad al colaborador evaluado. Incluso esa actitud del superior le puede hacer poner a la defensiva y hacer adoptar una actitud de negación ante la situación.

Por otro lado, un exceso de emoción en el feedback positivo puede llegar a parecer artificial en determinadas ocasiones, además de proyectar una imagen un tanto lunática del que lo está trasmitiendo si su actitud emocional oscila excesivamente en un sentido u otro.

Esto no quiere decir que no se deba mostrar energía y entusiasmo en el momento de trasmitir el feedback, especialmente el positivo, pero siempre manteniendo la proporcionalidad, la objetividad y sobretodo, evitando que la forma o tono empleado pueda ensombrecer el fondo del mensaje a trasmitir.